Masz czasu mniej, niż chciałbyś go mieć. Dlatego warto skorzystać z rozwiązań, które są proste, a pozwalają go zaoszczędzić. Jedna z czynności, która zabiera Ci czas, to czytanie poczty elektronicznej. Jeśli masz konto na Gmail (a praktycznie każdy ma), to dzięki temu część czynności z tym związanych możesz usprawnić. Dlatego w dzisiejszym wpisie pokażę Ci jak zautomatyzować pocztę Gmail na prostym przykładzie.
Rozwiązanie jest proste, ale pozwala już osiągnąć korzyść czasową. W kolejnych wpisach przejdę do rzeczy bardziej skomplikowanych, które z pewnością jeszcze bardziej Ci pomogą.
Cały proces został opisany w 3 krokach: 2 przygotowawczych i 1 właściwym.
1. Wykorzystanie aliasów adresu e-mail
Przede wszystkim Gmail ma wbudowany sprytny mechanizm, który pozwala Ci tworzyć rozszerzenia posiadanego adresu e-mail. Możesz je tworzyć poprzez użycie dwóch znaków specjalnych . (kropka) oraz + (plus).
W przykładach posłużymy się adresem: imie.nazwisko@gmail.com, aby były one czytelne.
Używanie znaku kropki
Google ignoruje znak . (kropka) w adresie e-mail. Jeśli posiadasz adres imie.nazwisko@gmail.com, to Google przekaże na twoje konto wiadomość, która zostanie wysłana zarówno na adres: imie.nazwisko@gmail.com, jaki i adres imienazwisko@gmail.com czy i.m.i.e.n.a.z.w.i.s.k.o@gmail.com. Kropki są po prostu ignorowane.
Do czego może Ci się to przydać? Na pewno w 2 przypadkach:
- Jeśli Twój znajomy nie zapisał dokładnie adresu, to wiadomość i tak do Ciebie dotrze.
- Możesz tę funkcjonalność wykorzystać do dalszych działań automatyzujących – porządkowania e-maili z wykorzystaniem etykiet, kategorii i filtrów. I to zastosowanie z pewnością zainteresuje Cię najbardziej!
Ważne: Opisana zasada działa tylko dla adresów e-mail w domenie google.com. Dla adresów z innych domen nie będzie to działało!
Używanie znaku plusa
Używanie plusa daje podobne, ale szersze możliwości. Google ignoruje ciąg znaków znajdujących się za znakiem plus. W związku z tym, jeśli ktoś wyśle e-mail na adres: imie.nazwisko+praca@gmail.com to wiadomość do Ciebie dotrze. Tak samo, jak po zaadresowaniu go jako: imie.nazwisko+newsletter@gmail.com, czy imie.nazwisko+netflix@gmail.com .
Co dzięki temu możesz osiągnąć? Na pewno możesz:
- Wykrywać czy ktoś nie przekazał (czy też sprzedał) Twojego adresu innej firmie. Jeśli otrzymujesz od sklepu A e-mail zaadresowanego jako imie.nazwisko+sklepB@gmail.com, to już wiesz skąd mają twój adres pocztowy.
- Wykorzystać tę cechę wykorzystać do dalszych działań automatyzujących – porządkowanie e-maili z wykorzystaniem etykiet, kategorii i filtrów. To zastosowanie z pewnością zainteresuje Cię w tym wątku szczególnie.
Ważne: Opisana zasada działa tylko dla adresów e-mail w domenie google.com. Dla adresów z innych domen nie będzie to działało!
2. Zdefiniowanie etykiet
Bardzo przydatna funkcjonalność, która pozwala odpowiednio oznaczać poszczególne grupy wiadomości (przy pomocy kolorowych etykiet). Aby ustawić odpowiednie dla siebie etykiety, musisz wejść przez ikonę trybiku w prawym górnym rogu, a następnie wybrać zakładkę Etykiety. Tutaj znajdziesz możliwość podstawowej konfiguracji istniejących etykiet:
W celu stworzenia nowej etykiety kliknij przycisk Utwórz nową etykietę, a następnie w otwartym oknie podaj jej nazwę oraz miejsce w strukturze (jeśli ma mieć etykietę nadrzędną).
Dodatkowe możliwości konfiguracji etykiet znajdują się na lewym panelu a dostępne są poprzez naciśnięcie przycisku z trzema kropkami.
Tutaj możesz ustawić dodatkowo kolor, jakim mają być wyróżniane wiadomości posiadające daną etykietę.
Wiadomości możesz etykietować ręcznie – choćby przeciągając je do właściwej pozycji, ale dużo większą siła kryje się w automatycznym etykietowaniu. Jak to zrobić? O tym w następnym punkcie.
3. Automatyczne nadawanie etykiet na bazie filtrów
Teraz przechodzimy do najciekawszego!
Dzięki opisanym wcześniej sposobom rozróżniania wiadomości (kropka, plus), ale także korzystając z innych atrybutów wiadomości, można bardzo prosto stworzyć mechanizm automatycznego etykietowania wiadomości. Jak to zrobić? Najprościej – stosując filtr!
Żeby zobaczyć listę zdefiniowanych filtrów, należy kliknąć na ikonę trybiku w prawym górnym rogu, a następnie przejść na zakładkę Filtry i zablokowane adresy.
Na tej zakładce, w górnej jej części znajduje się lista zdefiniowanych filtrów oraz przycisk pozwalający na utworzenie nowego. Po jego naciśnięciu możemy w otwartym oknie wybrać odpowiednie parametry e-maila – także z uwzględnieniem kropek i plusów opisanych wcześniej.
A po zdefiniowaniu warunków działania filtra kliknąć przycisk Utwórz filtr i zdefiniować możliwe działania. Jednym z nich jest nadanie e-mailowi odpowiedniej etykiety.
Gotowe! Po utworzeniu filtra wszystkie nowe wiadomości spełniające podane warunki będą automatycznie oznaczana wskazaną etykietą.
Jak zautomatyzować pocztę – podsumowanie części 1
Brawo! Pierwsza automatyzacja poczty Gmail za Tobą!
Przy pomocy podanego sposobu możesz stworzyć odpowiedni zestaw automatów oznaczających przychodzące wiadomości. Dzięki czemu będziesz od razu wiedział, którymi wiadomościami musisz się zająć, a które nie wymagają Twojej uwagi.
To proste rozwiązanie pozwala Ci od razu zacząć oszczędzać czas! W kolejnych wpisach pokażę bardziej skomplikowane sposoby jak zautomatyzować pocztę. Możliwości są w tym zakresie dużo większe! Zapraszam do lektury kolejnych wpisów z tej serii.
Jeśli interesuję Cię temat usprawniania swojej pracy, to zachęcam do lektury tego artykułu.
