Gdy zaczynałem swoją pracę, to osoba zarządzająca projektami była wyposażona w telefon stacjonarny, fax oraz komputer z edytorem tekstu i arkuszem kalkulacyjnym. Przez lata narzędzia pozwalające na sprawne zarządzanie projektami uległy całkowitej transformacji. Dzisiaj mamy możliwość wyboru spośród tysięcy istniejących rozwiązań, co u niektórych osób powoduje silny ból głowy. Można oczywiście wszystko realizować także tylko z wykorzystaniem notesu i telefonu, ale jest to rozwiązanie mało efektywne i mało wygodne.
Będąc managerem, który zarządza projektami, musisz zapewnić sobie posiadanie niezbędnych informacji pozwalających na celowe planowanie i kontrolowanie realizacji zadań oraz alokację przydzielonych do realizacji zadań środków. Spróbuję przybliżyć Ci kilka narzędzi, które moim zdaniem istotnie pomagają w pracy managera i które wykorzystuję w swojej codziennej pracy. Oczywiście każde z nich ma swoje zamienniki, ale poniżej wymienione przetestowałem w praktyce podczas zarządzania kilkudziesięcioosobowymi zespołami i zdały swój egzamin.
10 najważniejszych narzędzi, które znacznie pomagają mi w zarządzaniu
1. Evernote – narzędzie pozwalające na łatwe gromadzenie i wyszukiwanie informacji
Jako nowoczesny manager musisz zapewnić sobie miejsce do gromadzenia różnych materiałów potrzebnych dotyczących zarządzania projektami, które będą w przyszłości wykorzystane do realizacji różnego rodzaju zadań. Evernote jest bardzo praktycznym a niedocenianym rozwiązaniem tych potrzeb.
Z punktu widzenia managera:
- rozwiązanie jest dostępne jako aplikacja mobilna, desktopowa, webowa i plugin do przeglądarek – pozwala to mieć dostęp do zgromadzonych danych z każdego miejsca,
- dzięki rewelacyjnej funkcji wycinania dostępnej w pluginie do przeglądarki – każda treść, którą pragniesz zachować ląduje w repozytorium,
- ogromne możliwości grupowania, tagowania materiałów co jest istotne, ale nie konieczne, gdyż Evernote ma rewelacyjny mechanizm wyszukiwania zintegrowany z przeglądarką, który dodatkowo potrafi odczytywać odręczne notatki.
Jeśli na spotkaniu dyskutujemy o czymś i zapisujemy to na tablicy to najprostszym rozwiązaniem jest zrobienie zdjęcia w aplikacji mobilnej Evernote. Jeśli robisz to w trakcie spotkania, które masz zaplanowane w kalendarzu Google Evernote je automatycznie odpowiednio nazywa.
Później wystarczy, że w przeglądarce wpiszesz poszukiwane słowo, a narzędzie podpowie Ci nie tylko wpisy w internecie, ale także zgromadzone w Twoim podręcznym archiwum.
Więcej informacji na temat praktycznego wykorzystania narzędzia możesz znaleźć w cyklu poradników wideo:
2. Skype – narzędzie pozwalające na sprawną komunikację
Obecnie zespoły realizujące powierzone zadania są bardzo często rozsiane po całym świecie, w związku z tym jest potrzebna prosta i skuteczna forma komunikacji pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu zastępująca podejście do sąsiedniego biurka i zadanie pytania koledze. Taką rolę może pełnić Skype, który pozwala na rozmowy tekstowe, głosowe i wideo zarówno pojedynczych osób, jak i grup osób. Co więcej, możliwe jest tworzenie grup ad hoc do omówienia danego zadania.
Przykładowo, gdy pojawia się nowy problem, który potrzebuję skonsultować z liderami obszarów, to tworzę grupę ad hoc i piszę do nich lub robię krótkę telco. Dzięki takiemu rozwiązaniu zarządzanie projektami jest prostsze.
Skype posiada również swoją wersję mobilną, co znacznie usprawnia pracę i zapewnia dostęp do sprawnej formy komunikacji.
Z punktu widzenia managera:
- super narzędzie do sprawnego komunikowania, dyskutowania zarówno indywidualnie, jak i grupowo,
- może być bez problemu wykorzystane do prowadzenia rekrutacji,
- nie nadaje się do zlecania zadań! nie wykorzystuj go do tego pod żadnym pozorem.
3. Google Calendar – narzędzie pozwalające na sprawne planowanie i rezerwację czasu
Czasy papierowych kalendarzy powoli odchodzą do lamusa. Nie każdy manager ma też asystenta dbającego o jego kalendarz. Rozwiązaniem tego problemu jest Google Calendar. Narzędzie to pozwala tworzyć wiele kalendarzy i udostępniać je różnym osobom – dzięki temu możesz widzieć wszystkie zadania, podczas gdy członkowie zespołu tylko niektóre. Na powyższym zrzucie widać:
- mój podstawowy kalendarz,
- kalendarz, który udostępniam członkom zespołu,
- zadania z Todoist,
- biegi zaplanowane w Garmin Connect.
Narzędzie to wykorzystywaliśmy do realizacji bardzo dużego projektu, gdzie potrzebne było synchronizowanie pracy kilku osób zarządzających. Dzięki niemu mogliśmy łatwo sprawdzić, kiedy jest jakieś okienko u wszystkich osób albo zobaczyć czy kolega nie ma np. następnego dnia delegacji na drugi koniec kraju.
Możesz mieć obawy przed powierzaniem Google tak wielu informacji o swoich działaniach. Prawda jest jednak taka, że Google z dużą pewnością i tak będzie wiedział, że w środę spotkałeś się z Kowalskim na bazie danych zbieranych przez Androida.
Z punktu widzenia managera:
- możliwość sprawdzenia dostępności kluczowych osób,
- możliwość stosowania wielu kalendarzy,
- integracja z telefonami i smartwatchami.
4. Todoist – narzędzie pomagające zapanować nad dużą liczbą zadań managera
Jako manager masz do zrealizowania setki zadań dotyczących różnorodnych aspektów zarządzanego przez Ciebie projektu, zespołu czy obszaru. Aby nad nimi zapanować i sprawnie je realizować we właściwym czasie potrzebne jest dobre narzędzie. Trzymanie zadań do realizacji w skrzynce pocztowej nie jest dobrym rozwiązaniem, od kiedy masz możliwość skorzystania z Todoist. Narzędzie to dzięki integracji z Outlookiem może stanowić rozwiązanie znacznie usprawniające pracę.
Od czasu, gdy zacząłem go stosować, nie mam problemu z listą zadań, którą muszę zająć się w danym dniu czy też przy najbliższej okazji. Zarządzanie projektami jest znacznie prostsze! Jeśli jadąc windą ktoś przekaże mi jakieś informacje wymagające ode mnie jakiegoś działania to na komórce wbijam task do inboxa, a robiąc przegląd zadań, odpowiednio je uszczegóławiam i taguje, aby się nimi zająć w tym momencie, gdy trzeba (np. na spotkaniu z przełożonym).
Więcej informacji na temat praktycznego wykorzystania narzędzia możesz znaleźć w cyklu poradników wideo:
5. Ortograf.pl (lub grammarly.com) – narzędzie poprawiające jakość naszych dokumentów
Manager musi komunikować się nie tylko w formie ustnej, ale także pisemnej. Pisząc dużo tekstów często mamy wątpliwości dotyczące pisowni różnych słów. Oczywiste jest korzystanie z korekty pisowni w edytorze MS Word, ale nie wszystkie treści tworzymy w Wordzie. Rozwiązaniem tego problemu może być ortograf.pl lub dla osób piszących po angielsku grammarly.com, które to narzędzia pozwalają na weryfikację poprawności tekstu.
Z punktu widzenia managera:
- nie jest to rozwiązanie idealne – potrafi znaleźć dużo niedociągnięć w tekście, ale nie wszystkie (np. nadużywanie wielkiej litery, czy pomieszane rodzaje (męski, żeński) czy liczby (pojedyncza, mnoga) w tekście są dla niego niewidoczne),
- pozwala szybko sprawdzić przygotowane teksty i dokonać ich korekty,
- nie zastąpi profesjonalnej korekty tekstu czy choćby weryfikacji przez kolegę.
6. Canva – narzędzie pozwalające tworzyć czytelniejsze prezentacje
Zarządzanie projektami to także docieranie do różnych grup odbiorców. Każdy manager wcześniej czy później musi stworzyć jakąś prezentację. O ile wśród narzędzi do tworzenia prezentacji niekwestionowanym liderem jest Powerpoint, to często potrzebne jest stworzenie prostej grafiki coś obrazującej. Można poradzić sobie z tym przy pomocy SmartArt w Powerpoincie, ale nie jest to ani szybkie, ani wygodne. Rozwiązaniem tego problemu może być canva.com. Narzędzie to pozwala nawet w wersji bezpłatnej na tworzenie ciekawych wizualnie grafik łączących zdjęcie, obiekty graficzne i tekst.
7. JIRA – kombajn pozwalający na zarządzanie zadaniami zespołu i dużo więcej
Prawdziwy kombajny pozwalający na wykorzystanie go nie tylko do tak banalnych zadań, jak zarządzanie zadaniami, ale także pozwalający dzięki odpowiednim wtyczkom na tworzenie wykresów Gantta. Zarządzanie projektami dzięki JIRA jest dużo prostsze i efektywniejsze. W jednym z dużych projektów JIRA została zaprzęgnięta jako narzędzie pozwalające na zgłaszanie i obsługę ryzyk czy zagadnień projektowych.
Dzięki temu narzędziu mieliśmy zapewnioną obsługę następujących obiegów:
- decyzje do podjęcia,
- ryzyka,
- zagadnienia projektowe,
- spotkania,
- zakładanie serwerów wirtualnych,
- zgłoszenia klienta,
- zgłoszenia wewnętrzne,
- zadania,
- zakup licencji,
- rekrutacja,
- zarządzanie uprawnieniami.
8. MS Outlook – e-mail to dzisiaj jedna z podstawowych form komunikacji pisemnej
Bez narzędzia do obsługi poczty elektronicznej zarządzanie projektami obecnie nie istnieje. Ja korzystam z Outlooka – głównie z jednej przyczyny – integracji z Todoist. Przeszedłem przez fazę rozbudowanych filtrów porządkujących maile na rzecz jednego katalogu archiwum i korzystania z wyszukiwarki dostępnej w tym narzędziu. Pozwala to na szybkie dotarcie do potrzebnych wiadomości. A integracja Outlooka z Todoist pozwala na przerzucanie zadań do realizacji z poczty do tego narzędzia (wraz z linkiem do oryginalnej wiadomości pocztowej).
9. Wiki – narzędzie do gromadzenia wiedzy w zespole
Jeśli w Twoim zespole jest kilka osób, a dodatkowo pojawiają się w nim nowe osoby, to stworzenie odpowiednich treści na Wiki jest rozwiązaniem ułatwiającym dotarcie do wiedzy posiadanej przez zespół. Oczywiście można wiedzę gromadzić w różnej formie, ale Wiki jest rozwiązaniem prostym i efektywnym, a dzięki dostępnym pluginom pozwala na wprowadzanie naprawdę wielu różnorodnych treści.
10. MS Excel – uniwersalne narzędzie analityczne
Ciężko wyobrazić sobie zarządzanie bez arkusza kalkulacyjnego. W codziennej pracy nie wykorzystuję większości z jego funkcji, ale w przypadku konieczności wykonania jakichś analiz dot. danych czy stworzenia zestawień jest to rozwiązanie bezapelacyjnie najlepsze. W praktyce potrafi zastąpić wiele innych narzędzi, jeśli nie masz do nich dostępu. Możesz w nim stworzyć i rejestr zagadnień projektowych i prowadzić dziennik managera oraz tworzyć analizy i wykresy na potrzeby różnego rodzaju prezentacji. Dzięki temu, że jest powszechnie stosowany – arkusze Excela są obsługiwane przez każdego jak świat długi i szeroki.
Podsumowanie
Najważniejszą rzeczą dla managera jest zapewnienie sobie niezbędnych do pracy informacji (nie może ich być za dużo, ani za mało, ale dokładnie tyle, ile potrzeba). Wymienione powyżej narzędzia stosuję w codziennej praktyce zarządzania kilkudziesięcioosobowym zespołem i mogę je polecić jako sprawdzające się w praktyce. Zarządzanie projektami może być dzięki nim sprawniejsze i bardziej efektywne.
Jeśli znasz jakieś dodatkowe narzędzia pomocne podczas zarządzania projektami, to podziel się informacją o nim w komentarzu lub skontaktuj się ze mną przez formularz: https://nowoczesnymanager.pl/kontakt/.
