Wyzwania managerów - 5 rozwiązań największych wyzwań świeżo upieczonych managerów

Będąc na początku kariery zarządczej zmagałem się z rożnymi problemami, które wydawały mi się trudne, a nawet niemożliwe do przeskoczenia. Po latach rozwiązania wydają się oczywiste. Dlatego chciałbym Ci pomóc i pokazać wyzwania managerów, jakie możesz napotkać na swojej drodze oraz ich rozwiązania.

Poniżej przedstawiam 5 wyzwań, jakie napotkasz na początku drogi managera wraz z informacją w jaki sposób, bazując na moim doświadczeniu, możesz je rozwiązać.

1. Jak mam komunikować się z innymi osobami?

Jako manager musisz przekazywać informacje różnym osobom – szefostwu, klientowi, zespołowi, dostawcom. Określenie z kim i jak się komunikować może być początkowo dużym wyzwaniem.

Rozwiązanie

Kluczowym elementem, bez którego nie jest możliwa efektywna komunikacja jest analiza interesariuszy (czyli osób, których projekt w jakimś stopniu dotyczy lub mogą mieć na niego wpływ).

Bez wiedzy kim są interesariusze nie możesz określić jaki powinien być przedmiot komunikacji, jej częstotliwość i forma. Interesariusze mogą być zarówno wewnątrz zespołu, jak i poza nim, a także poza organizacją. Każdy z nich ma inne potrzeby i możliwości wpływu na projekt. Do niektórych z nich należy wysłać maila raz na tydzień, dla innych zrobić prezentacje raz na miesiąc, a z kolejnymi – spotkać się raz na jakiś czas i pogadać przy kawie.

Wybór efektywnych form komunikacji z poszczególnymi osobami będzie bardzo trudny, jeśli nie zrobisz takiej, choćby uproszczonej, analizy.

Przykład

Podczas realizacji projektu, którego celem było stworzenie aplikacji mobilnej wykorzystywanej podczas Światowych Dni Młodzieży w 2016 roku w Krakowie spotkałem się z kompletnie innymi interesariuszami niż miało to miejsce podczas realizacji wcześniejszych projektów. Wśród nich byli i przedstawiciele kościoła i uczestnicy wydarzenia z całego świata, a także media. Komunikacja musiała więc być zupełnie inna niż w realizowanych wcześniej projektach. Dzięki przeanalizowaniu interesariuszy komunikacja była bezproblemowa, a projekt zakończył się sukcesem.

2. Jak zmienić punkt widzenia związany ze zmianą pełnionej funkcji?

Punkt widzenia managera jest zupełnie inny niż członka zespołu, czy też pracownika. Jako pracownik skupiasz się na realizacji swoich zadań, podczas gdy jako manager musisz wesprzeć innych w realizowaniu ich zadań oraz zrealizować zadania przypisane bezpośrednio do Ciebie. Nie wystarczy, że zrobisz tylko to, co musisz zrobić sam, aby odnieść sukces. Zadania wykonywane przez członków zespołu również muszą zostać zrealizowane.

Jak poradzić sobie z taką zmianą roli?

Rozwiązanie

Musisz pamiętać, że jako manager jesteś jednocześnie także częścią zespołu. Sukces zespołu zależy zarówno od Ciebie, jak i Twój sukces zależy od zespołu.

Wytłumacz zespołowi swoją nową rolę jednocześnie podkreślając, że nadal jesteś częścią zespołu.

Żeby wesprzeć pracowników w realizacji ich zadań musisz wiedzieć co i po co robią. Musisz wsłuchać się w to, co mówią i jakie sygnały przekazują – jedne osoby będą wprost podnosiły problem, inne będą siedziały cicho przy swoim biurku całymi dniami próbując samodzielnie, aczkolwiek nieskutecznie poradzić sobie z zadaniami.

Bardzo ważne jest więc z jednej strony pozostawienie osobom swobody do próby samodzielnego rozwiązania problemu, z drugiej – wyznaczając granice. kiedy osoba powinna zwrócić się o pomoc.

Takie jasne postawienie sprawy i rzeczywista, praktyczna pomoc przekonają członków zespołu, że działacie wspólnie, aby osiągnąć wyznaczone cele.

Przykład

W pewnym momencie zmieniła się moja rola z kierownika projektu na szefa działu realizującego portfel projektów. Wymagało to całkowitej zmiany podejścia do niektórych rzeczy. Do dzisiaj – pewne rzeczy inaczej bym zrobił jako PM, a inaczej jako dyrektor.

Dodam, że ludzie często śmieją się, że mówię o sobie w liczbie mnogiej (coś zrobimy, a nie coś zrobię). Wynika to nie z nadmiernego rozrostu ego, ale tego, że realizujemy zlecone zadania jako zespół. Przy skali projektów, które realizuję, żaden z projektów nie udałby się bez zespołu, więc jeśli zadanie jest zlecone mnie to w większości przypadków do jego realizacji i tak muszą być zaangażowane inne osoby – które posiadają dodatkowe informacje lub wiedzę niezbędną do jego realizacji.

3. Jak mam się wykazać jako manager?

Rozpoczynając swoją przygodę z zarządzaniem będziesz odczuwał wewnętrzną presję do wykazania się jako manager. Uważasz, że dostałeś niesamowitą okazję i chcesz pokazać ile jesteś wart. Pamiętaj, że powierzono Ci zarządzanie z jakiegoś powodu i, co więcej, chciałeś się tym zająć. Proces stawania się doświadczonym managerem to proces uczenia się – przez cały czas będziesz natykał się na sytuacje, z którymi wcześniej nie miałeś do czynienia – to element procesu, którego nie da się uniknąć. Nawet jeśli będziesz zarządzał zespołem montującym meble to prędzej czy później będzie nowa sytuacja (np. ktoś nie dotarł na czas, brak potrzebnych narzędzi, uszkodzenie).

Rozwiązanie

Ustal jasne oczekiwania wobec Ciebie z Twoim szefem i co najważniejsze – z samym sobą. Ustanowienie celów, jakie są postawione przed Tobą do realizacji sprawi, że sprawa stanie się prostsza. Oczywiście z czasem będą się one zmieniać, ale jasne wyznaczenie osiągalnych i mierzalnych celów może znaczenie to uprościć.

Priorytety organizacji, w której pracujesz zmieniają się w czasie. Bardzo ważne jest określenie celu, w jakim realizujesz Ty i Twój zespół powierzone zadania. Sprawa wydaje się oczywista, ale w praktyce zadziwiająco często nie jest to jasno określone.

Przykład

Zdarza się, że przy realizacji projektu pojawiają się dodatkowe zadania do realizacji, które nie są kluczowe dla osiągnięcia wyznaczonych celów.  Gdy czasu jest mało, nie warto rozpraszać zespołu, ale skupić się na tym, aby wyznaczony cel został osiągnięty. Jak powiedział John C.Maxwell „przyczyną nieosiągania większości celów głównych jest zajmowanie się w pierwszej kolejności sprawami drugorzędnymi”. Czy jeśli zrealizujesz zadania poboczne, a nie osiągniesz celu to Twoja praca zostanie oceniona pozytywnie? Odpowiedź jest oczywista. Zostałeś managerem nie po to, by wszystko robić sam, choć pewnie tak byłoby dla Ciebie najłatwiej. Prace w zespole trzeba rozplanować na cały zespół i je delegować. Cele zwykle są tak skonstruowane, że ich samodzielnie osiągnięcie nie jest możliwe.

4. Mam milion rzeczy do zrobienia – jak się w tym odnaleźć?

Jako manager jesteś narażony na niekończący się strumień zadań płynących z różnych źródeł. Klient zgłasza problem, członek zespołu chce iść na urlop, trzeba przygotować raport dla szefa. Lista zadań wydaje się nie kończyć.

Rozwiązanie

Po pierwsze musisz efektywnie zarządzać kanałami z napływającymi zadaniami. Wszystkie zadania powinny znajdować się w jednym miejscu – najlepiej dedykowanym to tego narzędziu. 

Po drugie musisz ograniczyć czas spędzany nad każdą z informacji – jeśli otrzymujesz mail to trzeba zdecydować czy musisz coś z nim zrobić czy nie – jeśli nie – ląduje w archiwum, jeśli tak i zajmuje to chwilę (np. opisanie faktury) – rób to od razu, a jeśli wymaga jakichś większych działań, zastanowienia się, itd. – wprowadź na listę zadań do realizacji w wybranym narzędziu. Ciągłe wracanie do skrzynki pocztowej, faksów, informacji z komunikatorów nie jest efektywne.

Zarezerwuj w kalendarzu czas na realizację własnych zadań (zarządczych, organizacyjny, planowania). Ja rezerwuję taki czas codziennie od 7 do 10. W efekcie staram się nie umawiać spotkań wcześniej niż o godzinie 11tej, aby rano, gdy jestem najbardziej efektywny móc zrealizować najważniejsze zadania. Jeśli mam napisać ważny dokument, zrobić ważną analizę wymagającą skupienia – planuję realizację tych zadań na te zarezerwowane godziny.

Dodatkowo musisz mieć czas na odpoczynek. Bez odpoczynku da się pracować przez jakiś czas, ale na dłuższą metę efektywność spada znacząco.

Przykład

W szczytowym momencie realizacji przez zespół kilku projektów potrafi do mnie spływać ponad 200 maili dziennie. Bez dobrze zorganizowanego mechanizmu realizacji zadań nie jest możliwe uporanie się z nimi.

Testowałem kilka narzędzi, ale najbardziej przypadł mi do gustu Todoist, który super integruje się z Outlookiem i Gmail oraz ma klienta webowego, desktopowego i mobilnego. Dzięki temu, jeśli muszę czymś się zająć, to przenoszę maila do Todoist z odpowiednią kategoryzacją i opisem. Robiąc regularne przeglądy zadań planuję terminy ich realizacji.

5. Nie ma mam pojęcia co zrobić!

Jeśli nie masz dużego doświadczenia w zarządzaniu, a nawet jeśli je masz, to możesz odczuwać presję, żeby znać odpowiedzi na wszystkie pytania.

To jest niemożliwe! Nikt nie wie wszystkiego. Każdy projekt jest inny, każdy zespół funkcjonuje inaczej. Nawet jeśli weźmiesz udział w 100 szkoleniach i przeczytasz 1000 książek, to zawsze znajdzie się zagadnienie, na które nie będziesz znał odpowiedzi.

Rozwiązanie

Jeśli zidentyfikowałeś interesariuszy to możesz skorzystać z ich pomocy. Są w wśród nich osoby, które będą znały odpowiedzi na część pytań.

Drugą możliwością jest znalezienie bardziej doświadczonego kolegi (lub szefa), z którym możesz pewne rzeczy skonsultować.

Jeśli nie wchodzi to w grę, to pozostaje trzecia metoda – analiza problemu, rozbicie go na mniejsze elementy składowe i rozwiązywanie problemów elementarnych.

Oprócz tego korzystaj z doświadczeń innych, z którymi możesz zapoznać się w książkach, podcastach czy na szkoleniach. Zarządzanie to proces ciągłej analizy, ale i nauki. Na blogu Nowoczesny Manager pokazujemy książki, podcasty i narzędzia warte uwagi.

Przykład

Realizując projekty, wielokrotnie stawałem przed sytuacją zrozumienia nowej branży. Najprostszym rozwiązaniem jest zadawanie odpowiednich pytań podczas rozmów z interesariuszami, aby zdobyć potrzebną wiedzę. Z mojego doświadczenia wynika, że osoby posiadające duże doświadczenie zwykle bez problemu dzielą się swoją wiedzą. Dzięki temu mam do dziś pewną wiedzę zarówno dotyczącą pokładów torfu w Polsce, jak i sieci energetycznych czy organizacji uroczystości religijnych 🙂

Podsumowanie

Zarządzania jest związane z procesem ciągłej nauki – zmieniają się zadania, zespół, otoczenie. Wyzwania managerów zmieniają się więc w zależności od otoczenia, jednak te wymienione w artykule należą do najczęściej spotykanych. Od wyzwań nie da uciec i trzeba znaleźć odpowiednią dla siebie formę zdobywania wiedzy, aby móc stawić im czoła.

Jeśli miałbym wskazać jeden element, który pomaga stawiać czoło wyzwaniom przez managerów, to jest to odpowiednia komunikacja. Bez niej nie da się zarządzać ani zespołem, ani projektem, ani firmą. Jeśli miałbym więc wskazać jakie kompetencje powinieneś rozwijać w pierwszej kolejności, to wskazałbym te związane z efektywną komunikacją.


Irek Bigaj

Manager z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu zespołem i projektami. Stale poszukujący nowej wiedzy i inspiracji dla realizowanych przez siebie zadań.