Skuteczne wdrożenie pracownika do zespołu to kluczowy element, z którym spotkasz się wcześniej czy później. Jeśli zarządzasz lub chcesz zarządzać, to jest to umiejętność, której musisz się nauczyć. Proces wdrożenia ma na celu nie tylko sprawienie, aby nowy pracownik poczuł się miło widziany. Dzięki temu, że dobrze przeprowadzisz wdrożenie pracownika, zyskasz bardziej produktywnego pracownika, który będzie się lepiej czuł w Twoim zespole.

W ramach tego procesu musisz zwrócić uwagę na 4 elementy, które zapewnią, że wdrożenie pracownika, będzie skuteczne:

  • Procedury, regulaminy, przepisy itd. – musisz przedstawić pracownikowi wszystkie dokumenty, które są istotne dla realizowanych przez niego zadań; pracownik musi wiedzieć jakich procedur przestrzegać, co można robić a czego nie wolno;
  • Zadania i obowiązki – musisz jasno określić zadania, które będzie wykonywał na swoim stanowisku oraz zdefiniować czego od niego oczekujesz;
  • Misja, cele, kultura – musisz przedstawić nowej osobie nasze cele długoterminowe, zasady, jakimi się kierujesz, oraz to jakie są nasze priorytety i co jest dla nas ważne;
  • Zespół i relacje w nim – poznanie osób, z którymi nowa osoba będzie współpracowała, jest kolejnym istotnym elementem tego procesu.

Poniżej przedstawiam 10 sposobów, które możesz wykorzystać w swojej pracy.

1. Mail powitalny

Dobrym pomysłem, który możesz wykorzystać, jest mail powitalny wysłany przed pierwszym dniem pracy. W krótkiej informacji wysłanej jeszcze na prywatną skrzynkę pocztową powinieneś zawrzeć praktyczne wskazówki:

  • Miejsce, data oraz godzina, gdzie pracownik ma się stawić. Jest to szczególnie istotne, jeśli ma nastąpić w innym miejscu niż odbyła się rozmowa. Przydatne jest również podanie informacji, gdzie można zaparkować samochód.
  • Informacja do kogo zgłosić się po przyjściu oraz numer telefonu do opiekuna, który się nim zajmie po przyjściu.
  • Informacja o tym, jak będzie wyglądał pierwszy dzień pracy. Na przykład: jakie spotkania czy szkolenia zostały zaplanowane.

2. Zorganizuj spotkanie 1 na 1

Zorganizuj spotkanie, podczas którego przekażesz najistotniejsze z Twojego punktu widzenia informacje. Jakie są cele zespołu, w jaki sposób działa zespół, a także przekaż, kto będzie się nim opiekował.

Jeśli nie jest to możliwe w pierwszym dniu, to zrób to w pierwszym tygodniu.

3. Wyznacz opiekuna

Wyznaczenie opiekuna jest kluczowym elementem całego procesu. Jeśli Twój zespół jest mały, to będziesz nim zapewne Ty. Jeśli jednak jest duży (tak jak mój), to będziesz korzystał z pomocy innych osób.

Taka osoba pełni rolę mentora i dba o to, aby wdrożenie pracownika odbywało się sprawnie i bez problemów. W efekcie uzyskasz lepsze zadowolenie nowej osoby, która jednocześnie szybciej osiągnie oczekiwany poziom efektywności.

Nie musi to być bezpośredni przełożony, ale istotne jest, aby ta osoba potrafiła dobrze wdrożyć nowego kolegę do realizacji zadań w zespole. W związku z tym powinna to być osoba, która z jednej strony ma odpowiedni poziom kompetencji zawodowych, a z drugiej posiada odpowiednie umiejętności interpersonalne.

Pamiętaj, że nie każdy ma tyle śmiałości, żeby wokół wszystkim na około zadawać ciągle pytania. Dzięki takiej osobie nowy członek zespołu ma szansę szybciej i skuteczniej wejść w zespół oraz łatwiej się odnaleźć w nowym otoczeniu.

4. Przygotuj stanowisko pracy

Powinieneś wcześniej zadbać o to, aby wdrożenie pracownika przebiegło bez niepotrzebnych opóźnień. W związku z tym musisz poświęcić trochę czasu, aby upewnić się, że nowa osoba będzie miała zapewnione wszystkie niezbędne narzędzia. Może to być: komputer, telefon, konto e-mail czy cokolwiek innego, co będzie jej potrzebne do pracy.

Warto również pokazać nowej osobie miejsce pracy oraz najistotniejsze miejsca w budynku – miejsce, gdzie siedzi jego opiekun i inni członkowie zespołu, ale także gdzie znajduje się dział IT, kuchnia czy toaleta.

5. Wręcz prezent (welcome box)

Zastanów się na tym, co spowoduje, że pracownik lepiej odnajdzie się w Twoim zespole. W zależności od tego, czym się zajmujesz, będą to różne rzeczy. W niektórych przypadkach może to być wręczenie jakiegoś elementu ubrania czy sprzętu z logo Twojej firmy. Dla innego zespołu mogą to być próbki wytwarzanych przez Was produktów. A w jeszcze innym, może to być coś, co pomoże pracownikowi zrozumieć główne zasady, jakimi się kierujecie w zespole (np. książka z dedykacją). Nawet jeśli może to być tylko zestaw firmowych gadżetów, to także warto go wręczyć. Taki prezent firmowy pomoże nawiązać relację pomiędzy pracownikiem a Twoim zespołem.

Przykładowo: Twitter wręcza każdemu nowemu pracownikowi koszulkę firmową i butelkę wina.

6. Zorganizuj spotkanie zespołu

Poznanie przez nowego członka całego zespołu, z którym będzie pracował jest bardzo istotne dla sprawnego procesu jego wdrożenia. Jednak równie istotne jest to, aby zespół poznał nowego członka. Dlatego zadbaj o to, aby obie strony (zespół i nowy członek) mieli okazję poznać się nawzajem.

Jeśli masz takie możliwości, to spotkanie może mieć mniej formalny charakter i odbyć się poza miejscem pracy. Jednak istotne jest to, aby się ono odbyło jak najszybciej.

7. Wyznacz cele i zadania

Istotnym elementem procesu wdrożenia pracownika jest zdefiniowanie konkretnych zadań, jakie osoba ma wykonywać. Najlepiej, jeśli od razu wyznaczysz mu cele i dasz zadania do realizacji. Oczywiście w początkowym okresie będą to elementy o mniejszej odpowiedzialności i będą stanowiły część procesu szkolenia. Jednak dzięki temu pracownik poczuje się przydatny i produktywny od samego początku pracy. A Ty, jako manager poznasz styl pracy nowego członka zespołu oraz będziesz miał możliwość przekazania mu informacji zwrotnych.

8. Szkolenia

Zaplanuj proces zdobycia przez nową osobę potrzebnych umiejętności do samodzielnego realizowania wszystkich obowiązków. Pomóż nowym pracownikom dzięki odpowiednio zaplanowanemu procesowi szkolenia: zarówno dzięki nauce samodzielnej, jak i obserwacji pracy innych osób, czy poprzez szkolenia wewnętrzne lub zewnętrzne. Nakład ten zwróci się w postaci szybszego opanowania praktycznych umiejętności i szybszego osiągnięcia oczekiwanej efektywności.

Szkolenia wewnętrzne prowadzone są przez pracowników firmy, którzy także mają swoje zadania i cele. Dlatego warto je zaplanować i uwzględnić w planie zadań osób przekazujących wiedzę.

To jakie szkolenie warto przeprowadzić, zależy od zadań realizowanych przez zespół. Warto jednak nie tylko skupić się na BHP, ale także na celach organizacji, jej zasadach i procedurach. Wbrew pozorom osoba, która jest nowa w zespole, potrzebuje również prozaicznych informacji: czy może częstować się kawą, jak wygląda sprawa przerw na papierosa itd.

9. Bądź elastyczny

Pamiętaj o tym, że pracownicy mają różne doświadczenia, cele i umiejętności – każdy z nich jest inny, pomimo że będą wykonywać podobną pracę. Dlatego warto zachować elastyczność i w zależności od osoby poświęcić więcej uwagi różnym elementom procesu wdrożenia.

Warto więc do głosu dopuścić samego zainteresowanego i pomóc mu zidentyfikować elementy, w których będzie potrzebował większego wsparcia niż w innych.

Wdrożenie pracownika do zespołu nie powinno za każdym razem wyglądać identycznie.

10. Rozmowa podsumowująca

W zależności od zespołu i roli nowej osoby, proces wdrożenia może mieć różną długość. Zwykle jednak po około 2 – 3 miesiącach następuje odpowiedni moment, aby przeprowadzić rozmowę podsumowującą wdrożenie pracownika do zespołu.

To spotkanie da Ci możliwość przekazania nowej osobie odpowiedniej informacji zwrotnej, a jednocześnie możesz ją także otrzymać. Dzięki temu proces może być ciągle usprawniany tak, aby nowe osoby były wprowadzane do zespołu szybciej i bardziej efektywnie.

Podsumowanie

Powinieneś poświęcić chwilę na przemyślenie tego procesu tak, aby stanowił od odpowiednie do Twojej sytuacji narzędzie. Dzięki temu wdrożenie pracownika przebiegnie sprawnie, a osiągnięty efekt będzie lepszy. Jeśli przedstawisz mu, na czym polega kultura firmy, jakie cele chcecie osiągnąć, to zyskasz bardziej świadomego pracownika. Dzięki zaangażowaniu zespołu poprawią się również relacje w większym zespole.

Różne przykłady procesu onboardingu w dużych firmach możesz znaleźć w tym artykule.

Polecam Ci także artykuł, który przedstawia informacje dotyczący tego, jak możesz zwiększyć współpracę i zaangażowanie w zespole.


Irek Bigaj

Manager z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu zespołem i projektami. Stale poszukujący nowej wiedzy i inspiracji dla realizowanych przez siebie zadań.