Papierowe kalendarze powoli odchodzą do lamusa. Nie każdy manager ma też asystenta dbającego o jego kalendarz. Rozwiązaniem zgodnym z duchem czasu jest Kalendarz Google (Google Calendar). Narzędzie jest proste, ale czy na pewno wiesz jak używać kalendarza? Czy znasz jego możliwości?
Poniżej przedstawiam funkcje, z których codziennie korzystam, i które znacznie poprawiają efektywność używania tego narzędzia.
Na początek najważniejsza rada: Nie pozwól, aby inne osoby zarządzały Twoim kalendarzem. Jeśli na to pozwolisz, to wszystkie sztuczki na niewiele się przydadzą.
1. Używaj wielu kalendarzy
Jak używać kalendarza, jeśli chcesz, aby niektóre informacje były dostępne dla współpracowników? Używaj wielu kalendarzy!
Narzędzie Google pozwala tworzyć wiele kalendarzy i udostępniać je różnym osobom – dzięki temu bez problemu możesz widzieć wszystkie zadania, podczas gdy członkowie zespołu tylko niektóre.
Na powyższym zrzucie widać kalendarze, które ja wykorzystuję:
- mój podstawowy kalendarz,
- kalendarz, który udostępniam członkom zespołu,
- zadania z Todoist,
- biegi zaplanowane w Garmin Connect.
2. Dodaj wydarzenia z Facebooka
Czy korzystasz z Facebooka? Jeśli tak, to czy oznaczasz na nim wydarzenia, w których planujesz wziąć udział?
Czy później pamiętasz o nich? Rozwiązanie jest proste – dodaj odpowiedni kalendarz w Google i będziesz miał wszystkie informacje o zadaniach, spotkaniach i wydarzeniach zebrane w jednym miejscu.
Jak to zrobić? W Facebooku przejdź na zakładkę Wydarzenia, a następnie w prawym dolnym rogu (pod sekcją Nadchodzące urodziny znajdziesz małe okienko). Skopiuj link o nazwie Nadchodzące wydarzenia i stwórz na jego podstawie nowy kalendarz w Google.
3. Wykorzystuj zadania cykliczne
Czy masz jakieś prace, które muszą być wykonywane raz w tygodniu czy raz w miesiącu? Nic prostszego niż dodać je jako zadania cykliczne. Kalendarz daje w tym zakresie bardzo wiele możliwości. Ma też tę zaletę, że informacje raz zdefiniowane nie wymagają co roku przepisywania do nowego kalendarza papierowego. Dzięki temu terminy urodzin ważnych dla Ciebie osób już Ci nie umkną. A jeśli ustawisz sobie jeszcze odpowiednie przypomnienia (o czym dalej) to efekt murowany.
Podczas dodawania wpisu w kalendarzu możesz zamiast domyślnej wartości „Nie powtarza się” wybrać któreś ze zdefiniowanych opcji i określić czy wydarzenie ma być: codziennie, co tydzień, co miesiąc, co rok, czy w dni powszednie.
Jeśli potrzebujesz bardziej skomplikowanych ustawień, to opcja Niestandardowe na to pozwala. W kolejnym oknie możesz dowolnie zdefiniować cykliczność wydarzenia, np. w środę co 11 tygodni.
4. Dostosuj do swoich potrzeb przypomnienia o zadaniach i spotkaniach
Przypomnienia są przydatne, jeśli docierają do Ciebie dokładnie w tym momencie, kiedy są Ci potrzebne. Przypomnienie o odjeździe pociągu w momencie, gdy już jesteś na peronie raczej niezbyt Ci się przyda. Ale jeśli otrzymasz je przed momentem, w którym musisz wyjść z domu, to będzie to znacznie bardziej przydatne.
Kalendarz Google pozwala na zdefiniowanie wielu powiadomień w formie e-maila albo notyfikacji push. W zależności od wagi wydarzenia możesz zdefiniować ich wiele. Przykładowo: przed ważnym spotkaniem możesz zdefiniować sobie powiadomienie mailowe dzień wcześniej, aby przygotować się do spotkania. Następnie 30 min przed spotkaniem, aby bez problemu na nie dotrzeć oraz bezpośrednio przed nim.
5. Korzystaj z lokalizacji spotkania
Kalendarz Google jest zintegrowany z Mapami Google. Wobec tego, jeśli podamy lokalizację, to Google Maps pomogą nam dotrzeć do tego miejsca. Jest to szczególnie przydatne, gdy na spotkanie zapraszamy więcej osób. Dzięki skorzystaniu z tej opcji trafią na miejsce prosto i bez problemów. A jeśli wydarzenie robisz tylko dla siebie, to dodanie informacji o pokoju, w którym jest spotkanie, także będzie przydatne.
6. Ustaw informacje o strefach czasowych
W dzisiejszych czasach bardzo często współpracujemy z osobami mieszkającymi w odległych częściach świata. Jeśli potrzebujesz wiedzieć, jaka jest godzina w różnych częściach świata to Kalendarz Google pozwala na proste pokazanie tej informacji.
W tym celu należy wejść poprzez ikonę trybiku w prawym górnym roku następnie pozycja Ustawienia i sekcja Zegar światowy.
Dzięki takiemu ustawieniu, informacje o aktualnej godzinie w potrzebnych strefach masz zawsze dostępne pod ręką.
7. Plan dnia
Jeśli masz zwyczaj (tak jak ja), żeby codziennie rano sprawdzać skrzynkę pocztową, to możesz skorzystać z funkcji, dzięki której Google wyśle Ci codziennie o świcie plan całego dnia. Opcję tą ustawia się dla każdego kalendarza osobno. W celu ustawienia takiego powiadomienia kliknij przycisk z trzeba kropkami koło nazwy kalendarza i wybierz pozycję Ustawienia i udostępnianie, a następnie sekcję Powiadomienia ogólne. Tutaj możesz ustawić różne opcje dot. powiadomień w tym kalendarzu, a ostatnią pozycją jest możliwość ustawienia codziennej wysyłki planu dnia.
8. Możesz go sobie wydrukować
Jeśli jesteś przywiązany do papierowego kalendarza, to nic nie stoi na przeszkodzie, abyś kalendarz Google sobie wydrukował.
W tym celu kliknij ikonę trybiku w prawym górnym rogu, a następnie wybierz pozycję Drukuj. W otwartym oknie możesz dostosować swoje preferencje dotyczące wydruku.
9. Synchronizacja pomiędzy wieloma urządzaniami
Ostatnią cechą jest możliwość używania tego samego kalendarza na wielu urządzeniach. Dzięki tej możliwości niezależnie czy masz przed sobą komputer, tablet i czy telefon znasz swoje spotkania i możesz zaplanować kolejne.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że teraz lepiej wiesz jak używać Kalendarza Google. Ma on jeszcze wiele różnych opcji, więc zachęcam Cię do ich samodzielnego sprawdzenia.
Pamiętaj, abyś nie pozwalał innym zarządzać swoim kalendarzem. On ma być dostosowany do Twoich potrzeb, a nie potrzeb innych osób.
Z punktu widzenia managera kluczowa jest możliwość:
- sprawdzenia dostępności odpowiednich osób,
- zdefiniowania odpowiednich przypomnień,
- wprowadzenia zadań cyklicznych
- stosowania wielu kalendarzy,
- integracji z telefonami i smartwatchami.
Jeśli chcesz zobaczyć inne rozwiązania, które wykorzystuję w pracy, to zachęcam do lektury tego artykułu.
Jeśli znasz jakieś inne przydatne funkcje pokazujące jak używać kalendarza bardziej efektywnie, to zostaw proszę o nich informację w komentarzu do tego wpisu.
