Pewnego słonecznego sierpniowego popołudnia siedziałem w biurze. Klimatyzacja szumiała cicho, a kawa, którą piłem, smakowała wybornie. Niestety koniec miesiąca zbliżał się wielkimi krokami. To znak, że trzeba omówić z zespołem zadania do realizacji w następnym okresie.
Chciałem pójść na żywioł, skrzyknąć wszystkich w poniedziałek i pogadać z nimi na luzie. Z błogostanu wyrwał mnie jednak mail, w którym Szef zapowiedział się na spotkanie.
„O cholerka!” – pomyślałem. „Trzeba to zrobić po bożemu”.
Zabrałem się więc do zadania metodycznie, aby zorganizować efektywne spotkanie.
1. Jaki jest cel, czyli czy spotkanie jest rzeczywiście potrzebne?
Po pierwsze przemyślałem czy spotkanie jest rzeczywiście potrzebne. Może uda się go uniknąć?
Najpierw postanowiłem ustalić, jaki rezultat ma przynieść spotkanie. To była prosta rzecz, bo przecież wiedziałem, co chcę osiągnąć – podsumować prace zrealizowane przez poszczególne podzespoły w obecnym miesiącu, omówić problemy, ustalić sposób realizacji prac na następny miesiąc i w końcu stworzyć plan prac. Czyli rezultatem spotkania ma być plan prac na miesiąc wrzesień.
Wiedząc to, skorzystałem z diagramu, który kiedyś sobie przygotowałem. Możesz go zobaczyć poniżej.
Wyszło mi, że spotkanie jednak należy zrobić. Cóż począć – trzeba się wziąć do roboty!
Pamiętaj: Spotkanie jest potrzebne, gdy ludzie potrzebują informacji od innych, musi nastąpić omówienie sprawy w jednym czasie oraz spotkanie osobiste będzie bardziej efektywne niż telekonferencja, czy też chat.
2. Przygotowanie agendy
W następnej kolejności zabrałem się za spisanie agendy. Poskrobałem się po głowie, pociągnąłem łyk kawy i zacząłem pisać punkt po punkcie. Po kwadransie miałem agendę gotową. Znalazły się w niej poniższe punkty:
- Wprowadzenie – tu planowałem opowiedzieć o tym, po co się spotkaliśmy, jaki rezultat ma przynieść spotkanie oraz przedstawić agendę. Przeznaczyłem na ten punkt 5 minut.
- Podsumowanie zadań zrealizowanych w sierpniu – co zrobił każdy podzespół, na jakie natrafił trudności, jakie integracje z innymi obszarami są potrzebne do wykonania w kolejnym okresie. 15 minut powinno wystarczyć.
- Określenie listy zadań do realizacji we wrześniu – czyli co potrzebujemy zrobić uwzględniając potrzeby podzespołów wynikające z integracji pomiędzy podobszarami. Lista jest wstępnie gotowa w narzędziu do zarządzania taskami. Trzeba będzie tylko zidentyfikować nowe punkty, jakie pojawią się na spotkaniu. 15 minut zejdzie na to jak nic.
- Wymyślenie sposobu realizacji zadań – w tej części planowałem dyskusję mającą pomóc zdefiniować, w jaki sposób poszczególne zadania zrealizujemy. Już czułem, że będzie podczas tego punktu burzliwie. Zarezerwowałem na ten punkt 45 minut
- Pytania i wyjaśnienia – pod koniec chciałem się upewnić czy wszyscy rozumiemy tak samo to, co jest do zrobienia oraz odpowiedzieć na pytania, które padną. W zespole pracujemy razem od dawna, więc przeznaczyłem na to 10 minut.
- Ustalenie kto i na kiedy zrobi zadania wynikające ze spotkania – mając listę zadań i sposób ich realizacji powinno to być proste. 15 minut wystarczy.
- Podsumowanie – 5 minut na koniec, w czasie których chciałem podsumować spotkanie.
Agendę już miałem i wiedziałem, że na spotkanie potrzebuję 2 godzin. Wystarczyło ją tylko wysłać co najmniej dzień przed spotkaniem do uczestników, żeby mieli szansę się przygotować do spotkania.
Pamiętaj: Jeśli spotkanie jest konieczne, to ustal plan (agendę) i podziel się nim z wyprzedzeniem, aby uczestnicy mogli się do niego przygotować i efektywnie wykorzystać czas spotkania.
3. Dobór uczestników
Wysłać do uczestników. Czyli do kogo? Kogo powinienem zaprosić?
W pierwszej chwili pomyślałem, żeby zaprosić wszystkich członków zespołu. W końcu będzie na nim sam Szef!
Po namyśle wybrałem jednak inną drogę i na spotkanie zaprosiłem wyłącznie te osoby, które miały coś konkretnego do wniesienia. Bałem się, że gdy będzie za dużo osób, to będzie chaos, a nie efektywne spotkanie. Zaprosiłem więc liderów podzespołów oraz 2 ekspertów mających wiedzę potrzebną nam do planowania (po jednym z każdego z 2 obszarów technologicznych). Tym samym udało mi się ograniczyć liczbę osób do 6 (plus Szef oczywiście).
Pamiętaj: Więcej osób nie znaczy lepiej! Jeśli zaprosisz na spotkanie 15 osób i każdy będzie chciał się odezwać 2 razy i po wie coś za każdym razem przez 2 minuty, to masz już zajęte 60 minut. A przecież każda wypowiedź spowoduje komentarze, dyskusje itd.!
4. Poinformowanie o spotkaniu i przekazanie uczestnikom potrzebnych informacji
Chciałem, żeby spotkanie dobrze wypadło (Szef!). Dlatego z wyprzedzeniem przygotowałem maila do uczestników o zaplanowanym spotkaniu. W mailu przekazałem przygotowaną agendę oraz wskazałem, żeby uczestnicy przygotowali się do niego poprzez analizę zadań wykonanych w sierpniu oraz listy zadań do realizacji w przyszłości.
Dodatkowo przypomniałem wszystkim o spotkaniu 24 godziny przed terminem.
Pamiętaj: Daj szanse uczestnikom przygotować się do spotkania. Wówczas samo spotkanie pójdzie sprawniej i będzie bardziej efektywne.
5. Punktualne rozpoczęcie i zakończenie
Do sali przyszedłem 15 minut przed godziną rozpoczęcia. Podłączyłem komputer, włączyłem rzutnik i sprawdziłem, czy wszystko działa, jak należy. Uczestnicy zaczęli się schodzić 5 minut przed godziną rozpoczęcia.
Wybiła godzina zero a brakowało 1 osoby – jednego z liderów podobszarów. Przez głowę przebiegło mi kilka pomysłów co robić, ale postanowiłem zacząć spotkanie planowo. Szef dotarł na miejsce, pozostali uczestnicy też już byli. Nie zamierzałem karać punktualnych. Wiedziałem też, że opóźnienie rozpoczęcia spotkania spowoduje opóźnienie jego zakończenia, co będzie problemem dla uczestników mających zaplanowane inne zadania po naszym spotkaniu.
Pamiętaj: Opóźnianie rozpoczęcia spotkania to karanie punktualnych uczestników. Jeśli będziesz tak robił, to z czasem coraz więcej osób będzie przychodzić później, żeby skrócić czas oczekiwania na rozpoczęcie.
6. W trakcie spotkania skupienie się na rezultacie, jaki mamy osiągnąć
Po wprowadzeniu, szliśmy przez kolejne punkty agendy. Dzięki temu, że na początku poprosiłem o wyłączenie komputerów i schowanie komórek oraz pilnowałem czasu trwania poszczególnych punktów, przechodziliśmy przez nie sprawnie.
Wszystko było dobrze do momentu określania sposobu realizacji jednego z zadań. Zadanie było trudne, dotykało wielu podobszarów, a pomysłów na jego realizację kilka. Wywiązała się zażarta dyskusja o wyższości jednego rozwiązania nad drugim. Utworzyły się dwa obozy, przerzucające się swoimi argumentami, z których wszystkie brzmiały sensownie.
Byłem w kropce. Nie wiedziałem co robić.
I w tym momencie z pomocą przyszedł Szef. Podniósł rękę i spokojnym głosem przypomniał jaki jest cel naszego spotkania i jaki rezultat mamy osiągnąć. Nie było nim wykazanie wyższości jednego rozwiązania nad drugim, ale ustalenie planu prac na kolejny miesiąc. Ludzie pokiwali głowami. Byłem uratowany.
Pamiętaj: Podczas spotkań pojawiają się różne punkty, które sprowadzają spotkanie na manowce. Pilnuj, aby uczestnicy byli skupieni na tym, jaki rezultat ma przynieść spotkanie. Interesujące punkty można przenieść na inne spotkanie.
7. Podsumowanie i przydzielenie zadań
Zbliżaliśmy się do końca spotkania. Odpowiedziałem na pytania, które się pojawiły. Ustaliliśmy listę zadań do realizacji, termin ich wykonania oraz wyznaczyliśmy odpowiedzialnych. Na koniec krótko podsumowałem to, co ustaliliśmy. Chciałem, aby wszyscy mieli jednakowe zrozumienie naszych ustaleń. No i błysnąć przed Szefem 😉
Pamiętaj: Kluczowym elementem każdego spotkania jest ustalenie zadań do realizacji oraz ustalenie kto i na kiedy je zrealizuje. Bez tego spotkania będą tylko klubem dyskusyjnym.
8. Zrobienie notatki i zapisanie ustaleń w narzędziach
Po spotkaniu uporządkowałem notatki i sporządziłem podsumowanie spotkania w formie dokumentu tekstowego (szablon umieszczę kiedyś na stronie). Rozesłałem go do uczestników pod koniec dnia, póki wszyscy mieli jeszcze spotkanie świeżo w pamięci.
Oprócz tego uzupełniłem zadania w naszym systemie zarządzania zadaniami (JIRA). Do zarządzania swoimi zadaniami używam Todoist więc wylądowały w nim:
- zadania, które musiałem zrobić sam,
- zadania, które miałem sprawdzić, czy są zrealizowane (z linkami do JIRA).
Pamiętaj: Samo spotkanie to połowa sukcesu. Trzeba jeszcze wdrożyć w życie ustalenia podjęte na spotkaniu.
Podsumowanie
Uff… Spotkanie się udało, Szef zadowolony, prace zaplanowane. Zająłem się więc innymi sprawami. Jednak wcześniej, na koniec całej tej przygody sporządziłem check-listę, aby w przyszłości mieć pewność, że spotkanie, które będę organizował, będzie dobrze przygotowane i będzie to efektywne spotkanie.
Jeśli chcesz z niej skorzystać, to możesz ją znaleźć tutaj: Checklista.
Więcej przydatnych dokumentów znajdziesz na stronie Skarby Managera.
