Esencjalista. Mniej, ale lepiej
Jako manager jesteś narażony na niekończący się strumień zadań do realizacji płynących z różnych źródeł. Klient zgłasza problem, członek zespołu chce iść na urlop, trzeba przygotować raport dla szefa, itd. Tak samo jest u mnie – w szczytowym momencie realizacji przez zespół kilku projektów potrafi do mnie spływać ponad 200 emaili dziennie. Jak sobie z tym poradzić? Czy można osiągnąć więcej robiąc mniej?
Z odpowiedzią na to pytanie przychodzi Greg McKeown, który w swojej książce stara się przybliżyć rozwiązanie tego problemu.
Jeśli sam nie ustalisz priorytetów w swoim życiu, ktoś inny zrobi to za ciebie
Ustalenie celów i priorytetów
To zdanie można określić jako podsumowanie jednej z najważniejszych kwestii, które omawia autor. Jeśli nie masz zdefiniowanego celu, do którego dążysz, jeśli nie wiesz, co chcesz osiągnąć, to mimo wykonywania gigantycznej pracy do niego nie dotrzesz. Czy ważne jest, że wchodzisz na górę? Czy też chodzi o to, aby wejść na właściwą górę?
Greg w sposób bardzo plastyczny przedstawia sposób postępowania większości osób starających się działać w wielu kierunkach jednocześnie. Jest to związane m.in. ze zbyt dużą liczbą opcji do wyboru w otaczającym świecie, presją społeczną oraz przekonaniem, że można mieć wszystko.
Wg autora najważniejsze jest określenie punktu najwyższej użyteczności, czyli punktu przecięcia trzech elementów:
- CO? – właściwa rzecz
- DLACZEGO? – właściwa przyczyna
- KIEDY? – właściwy moment
Bez dokładnej analizy i przemyślenia celów staramy się poruszać w kilku kierunkach na raz, zamiast skoncentrować się na poruszaniu w jednym. To ma odniesienie zarówno do działań własnych, jak i całego zespołu. Jeśli chcesz osiągnąć jakiś cel albo chcesz, aby twój zespół osiągnął cel – musi on być wyraźnie nakreślony i wysiłki muszą się skupiać na jego realizacji.
Jak osiągnąć więcej robiąc mniej? Eksploruj -> Eliminuj -> Działaj
Proponowany sposób działania wydaje się oczywisty, ale mimo to większość osób tak nie postępuje. Rozwiązanie autora to cykliczne wykonywanie zadań:
- Eksploruj – przeanalizuj zadania, które cię otaczają, aby wbrać te które są rzeczywiście ważne do osiągnięcia celów. Aby to zrobić musisz mieć przestrzeń do myślenia oraz wyciąganie refleksji z poprzednich działań. Bez realizacji tego kroku chaotycznie biegasz z pustymi taczkami nie mając czasu ich załadować, ani nie określasz, w którą stronę się poruszać.
- Eliminuj – odrzuć zadania, które nie są istotne. Jeśli przemyślałeś już swoje cele i określiłeś ważne kroki zmierzające do ich realizacji wyeliminowanie realizacji nieistotnych zadań staje się prostsze. Część z nich można zapewne pominąć, część trzeba delegować, a część odłożyć na później.
- Działaj – realizuj usuwając przeszkody. Droga nie prowadzi przez „pracę w trudzie czoła”, ale usuwanie przeszkód stojących na drodze do realizacji celu.
Chroń najcenniejsze zasoby
Jednym z zaleceń McKeowna jest ochrona najcenniejszego zasobu – czyli nas samych. Oznacza to z jednej strony inwestowanie w siebie, ale także unikanie rozpraszania. Jeśli jesteśmy najcenniejszym zasobem to musimy o siebie dbać – zarówno fizycznie, jak i psychicznie. Dziesiątki badań potwierdzają, że człowiek zmęczony działa zdecydowanie mniej wydajnie niż przystępujący do pracy bez zmęczenia.
Unikaj rozpraszania
W dzisiejszych czasach jesteśmy otoczeni przez profesjonalistów, których jedynym zadaniem jest przyciągnięcie naszej uwagi. Tysiące ludzi pracują nad tym, abyś obejrzał jeszcze jeden film czy zobaczył jeszcze jeden wpis w mediach społecznościowych. Odcięcie się od przeszkadzaczy i skupienie na realizacji wybranych zadań jest jednym z kluczy do sukcesu.
Działania układaj w procesy
Dzięki ułożeniu działań w procesy osiąganie celów staje się łatwiejsze. Mając zdefiniowany schemat postępowania wysiłek włożony w realizację działań staje się mniejszy a podejmowane działania naturalne. Zacznij dzień od realizacji najważniejszej rzeczy. Podziel dni tygodnia na określone grupy zadań (np. spotkania z klientami w środy).
Spodziewaj się niespodzianek
Analizując działania, które należy podjąć w drodze do realizacji zamierzonego celu identyfikujesz również sytuacje, które mogą Cię zaskoczyć. I dzięki temu możesz przygotować się do tego tworząc np. bufor umożliwiający reagowanie na takie zdarzenia. Masz wówczas możliwość dalszego dążenia do celu mimo tego, że pojawią się na drodze przeszkody.
Eliminuj wąskie gardła
Jeśli chcesz usprawnić dowolny proces to kluczowe jest zidentyfikowanie a następnie wyeliminowanie wąskich gardeł. Bez tej czynności usprawnianie innych elementów nie przyniesie oczekiwanego efektu. Co z tego, że uda ci się sprawić, że dział sprzedaży będzie pozyskiwał 1000 klientów dziennie, jeśli maszyna produkcyjna pozwala na wyprodukowanie tylko 100 sztuk?
Podsumowanie
Jest to książka, która otworzy ci oczy i pozwoli ukierunkować twoje działania na osiągnięcie najważniejszych celów. Szczerze polecam każdemu, kto zajmuje się zarządzaniem.
Jeśli chcesz się podzielić swoją opinią na temat książki lub swoimi metodami radzenia sobie z dużą ilością zadań dodaj proszę komentarz albo skorzystaj z formularza kontaktowego.
