We wtorek miałem zaplanowane spotkanie. Chwilę przed nim kierownik projektu przysłał mi harmonogram nowego przedsięwzięcia, który mieliśmy omówić na spotkaniu. W związku z tym nie było czasu na jego szczegółową weryfikację i musiałem wymyślić sposób jak sprawdzić harmonogram w kilka minut!

Rozwiązaniem było sprawdzenie tych elementów, które można zweryfikować błyskawicznie.

Na pewno Tobie też się przytrafia, że otrzymujesz do ręki harmonogram jakiegoś przedsięwzięcia. Jeśli nie jesteś biegły w dziedzinie, której dotyczy harmonogram, to możesz mieć problem z jego szybką oceną. Dlatego chciałbym Ci pokazać 5 prostych i bardzo szybkich sposobów weryfikacji harmonogramu.

1. Czy jest dużo zadań zaplanowanych „na zakładkę”?

Po pierwsze sprawdziłem, czy harmonogram zawiera zadania zaplanowane „na zakładkę”. Na poniższym rysunku oznaczyłem je na czerwono.

Jak sprawdzić harmonogram — zadania na zakładkę
Zadania rozpoczynają się wcześniej, niż kończą się zadania poprzedzające

W niektórych sytuacjach takie planowanie działań ma uzasadnienie, ale jeśli jest stosowane często, to może oznaczać, że zadania nie zostały odpowiednio uszczegółowione, albo osoba tworząca harmonogram stara się sprawić wrażenie, że termin końcowy jest realistyczny.

2. Czy uwzględnione są czasy na weryfikację (testy) i odbiór?

Następnie sprawdziłem, czy osoba tworząca harmonogram przewidziała czas na weryfikację (testy) i odbiór. Czegokolwiek nie dotyczy harmonogram, to takie pozycje musisz do niego wprowadzić. Jeśli nie zostały one przewidziane w harmonogramie, to rodzi się podejrzenie, że harmonogram w zaproponowanej postaci nie jest realny do realizacji.

Jak sprawdzić harmonogram  — brak weryfikacji prac
Brak weryfikacji prac

Czas potrzebny na weryfikację i odbiór będzie zależał od specyfiki przedsięwzięcia. Jednakże nawet jeśli weryfikacja ma trwać kilka godzin, to musisz ją ująć w planie prac.

Sytuacja poprawna - jest weryfikacja
Jednokrotna weryfikacja prac

Jeśli realizujesz projekt dotyczący przedsięwzięcia, którego efekt jest skomplikowany lub sponsor nie ma sprecyzowanych wymagań, to możesz spodziewać się, że po weryfikacji nastąpi okres poprawek. A po nim kolejna weryfikacja. W zależności od specyfiki przedsięwzięcia takich powtórzeń może być kilka.

Sytuacja jeszcze lepsza - dwukrotna weryfikacja
Dwukrotna weryfikacja prac (dodatkowa po poprawkach)

3. Czy do zadań zostały przydzielone zasoby?

Później sprawdziłem, czy każde zadanie miało przypisaną osobę, która będzie je realizowała. Przecież każde zadanie ktoś wykonuje! Jeśli więc do zadań nie są przydzielone zasoby, to rodzi się podejrzenie, czy harmonogram został poprawnie zaplanowany. Brak przypisania zasobów oznacza, że nie wiadomo kto realizuje dane zadanie.

Oczywiście w dobie RODO nie możesz oczekiwać, że będą to osoby podane z imienia i nazwiska, ale jakieś wyznaczniki identyfikujące osoby powinny być. Na przykład: Programista A, Janek itd.

Jak sprawdzić harmonogram — brak przypisania osób do zadań
Brak przypisanych zasobów do zadań

Przypisanie zasobów do zadań nie gwarantuje 100% pewności, że jest dobrze, ale brak przypisania świadczy o tym, że coś może być nie tak.

Zadania przypisane
Zasoby zostały przydzielone do poszczególnych zadań

4. Czy zasoby przydzielone do zadań mają rozsądne obciążenie?

W kolejnym kroku sprawdziłem, czy zasoby przydzielone do projektu nie są przeciążone zadaniami. Przede wszystkim musisz pamiętać, że każdy człowiek realizujący zadania może pracować tylko z określoną wydajnością. Zakładanie, że ktoś będzie pracował na 300% było możliwe tylko w czasach PRL-u.

Większość rozsądnych narzędzi wykorzystywanych do budowania harmonogramów pozwala również zarządzać zasobami realizującymi zadania. Wystarczy, że spojrzysz na odpowiednią zakładkę, żebyś zobaczył, czy zasoby nie mają zaplanowane zbyt dużo zadań.

Jak sprawdzić harmonogram — osoby przeciążone
Niektóre zasoby są przeciążone realizowanymi zadaniami

Oczywiście w harmonogramie mogą się zdarzyć pojedyncze sytuacje, gdzie jest to uzasadnione. Jednak jeśli taka sytuacja występuje w wielu miejscach, to znaczy, że realność harmonogramu stoi pod znakiem zapytania.

5. Czy uwzględniona jest kolejność i zależności wynikające z technologi?

W końcu sprawdziłem kolejność zadań i zależności pomiędzy nimi. Ta pokazująca jak sprawdzić harmonogram jest już trudniejsza, bo zakłada, że orientujesz się, co jest przedmiotem harmonogramu i jakie zadania będą realizowane.

Zadanie w harmonogramie powinieneś logicznie powiązać. Z pewnością nie powinny występować zadania niepowiązane z niczym oraz zadania ułożone w niewłaściwej kolejności.

Przykładowo: jeśli harmonogram dotyczy budowy, to najpierw powinno nastąpić wytyczenie terenu, później wykopy, następnie fundamenty itd. Jeśli tworzysz oprogramowanie, to na początku jest analiza, później implementacja, testy itd.

Jak sprawdzić harmonogram - brak zależności i niewłaściwa kolejność
Zadania w niewłaściwej kolejności oraz niepowiązane

Jeśli jako osoba tworząca harmonogram, nie ułożyłeś zadań w kolejności wynikającej z technologii lub nie powiązałeś ze sobą zadań, to będziesz miał problem z jego zrealizowaniem.

Podsumowanie

W rezultacie, dzięki powyższym punktom, wybrnąłem z niezręcznej sytuacji i mogłem konkretnie i konstruktywnie odnieść się do omawianego podczas spotkania harmonogramu.

Oczywiście, sposoby, które zaprezentowałem nie są idealne, ale dzięki nim wiesz już jak błyskawicznie sprawdzić harmonogram. Jeśli podczas weryfikacji tych punktów odkryjesz jakieś niedociągnięcia, to szczegółowa analiza wykaże tylko dodatkowe problemy.

Jeśli znasz jakieś inne szybkie metody weryfikacji harmonogramu, to podaj je proszę w komentarzu lub prześlij poprzez formularz kontaktowy.

PS. Wszystkie przykłady wykonałem w programie Gantt Project.

Może zainteresować Cię również wpis dotyczące rozpoczynania projektu:


Irek Bigaj

Manager z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu zespołem i projektami. Stale poszukujący nowej wiedzy i inspiracji dla realizowanych przez siebie zadań.