W niedzielę wieczorem wróciłem z urlopu w słonecznych Włoszech.

W poniedziałek rano przyszedłem do pracy i udałem się do kuchni, aby zrobić sobie poranną kawę, która miała mi przypomnieć smak tej włoskiej. Właśnie miałem zamiar pociągnąć pierwszy łyk świeżo zaparzonego, aromatycznego napoju, gdy usłyszałem głos szefa: „Zajrzyj proszę do mojego pokoju, chciałbym z Tobą porozmawiać”.

Wiedziałem już, że o spokojnym dniu mogę tylko pomarzyć.

W gabinecie szef zaczął: „W czasie Twojego urlopu podpisaliśmy nową umowę z klientem”. Super! – pomyślałem, ale co to ma wspólnego ze mną? „Przydzieliłem Cię do zarządzania nowym projektem. Zaczynasz od dzisiaj. Masz jakieś pytania”? – dokończył.

Przez moją głowę przebiegło sto różnych myśli.

Na szczęście przypomniałem sobie, że mam przygotowane pytania na taką okoliczność. Wypiłem więc łyk mojej pysznej kawy i zadałem mu pytania, dzięki, którym mogłem sprawnie wejść do nowego projektu.

Ty też możesz je wykorzystać, gdy dostaniesz propozycję objęcia nowego projektu.

1. Jak jest zdefiniowany cel projektu? Po co i dla kogo go robimy?

To najważniejsze pytanie. Określenie tego po co i dla kogo robiony jest projekt jest kluczowe, ponieważ ma to zasadniczy wpływ na dalsze prace projektowe. Tymczasem według badania przeprowadzonego przez Igora Mroza (link do badania) 26% ankietowanych ma problem ze wskazaniem dla kogo projekt realizuje!

Istotne jest określenie jaki cel chce organizacja osiągnąć realizując ten projekt. Warto o to zapytać, bo cel może nie być oczywisty, a szkoda wspinać się po drabinie przystawionej do złej ściany.

2. Jaki rezultat mam osiągnąć? Skąd będzie wiadomo, że projekt jest zakończony sukcesem?

Bardzo często projekt płynnie przechodzi w pracę operacyjną. To błąd! Nie pozwól na to. Dobrze zdefiniowane kryteria sukcesu pozwolą ci powiedzieć za jakiś czas: projekt zrealizowałem z sukcesem. I zająć się nowym wyzwaniem 🙂

3. Gdzie znajdę informacje o zakresie projektu? Co w projekcie robimy, a czego nie robimy? Kto o tym decyduje?

Zarysowanie zakresu projektu to kolejne ważne zadanie, więc jak najszybciej musisz określić co jest w jego zakresie, a co poza zakresem. Zapewne będzie wymagało to analizy istniejących już dokumentów, ale powinieneś od samego początku zacząć to ustalać, aby nie okazało się, że robisz coś co jest poza zakresem projektu.

4. Czy znane są jakieś ograniczenia, które mam wziąć pod uwagę?

Jeśli istnieją jakieś ograniczenia, to powinieneś dowiedzieć się o nich jak najszybciej. Zadaj więc to pytanie przy pierwszej sposobności. Będziesz musiał takie ograniczenia uwzględnić planując dalsze prace.

5. Na kiedy projekt ma być zrealizowany?

Kolejne kluczowe pytanie – tym razem pozwoli Ci odnaleźć się w czasie. Jeśli termin jest bliski (a zwykle jest) to musisz inaczej zabrać się do pracy niż w sytuacji, gdy jest bardziej odległy i masz więcej czasu na planowanie prac.

To pytanie pozwoli ci również lepiej dobrać metodykę pracy zespołu.

6. Czy są jakieś istotne daty pośrednie? Kamienie milowe?

Często końcowa data realizacji jest dość odległa (np. za 1,5 roku), ale istnieją wcześniejsze daty, które muszą być również osiągnięte (np. przygotowanie koncepcji w ciągu miesiąca). Ustal jak najszybciej czy takie kamienie są zdefiniowane i w jakich terminach muszą być osiągnięte.

Jeśli nie ma ich zdefiniowanych, to będziesz miał szanse ustalić własne.

7. Kto jest sponsorem projektu?

Start projektu oznacza, że ktoś jest jego sponsorem. Musisz wiedzieć od samego początku kto nim jest. Jeśli nie jest to jasno określone, to możesz spodziewać się problemów. Żądaj jasnego zdefiniowania tej roli.

8. Kim są główni interesariusze tego projektu?

Określenie interesariuszy, ich analiza i opracowanie planu zarządzania nie ominie cię. Pisałem o tym temacie więcej w tym artykule. Dlaczego jednak nie zacząć zbierania informacji od razu? Warto jak najszybciej wiedzieć kto może pomóc projektowi lub mu zaszkodzić.

9. Jakie zasoby mogę wykorzystać podczas jego realizacji?

No właśnie. Zwykle projektu nie będziesz robił sam. Często będziesz też potrzebował wykorzystać zasoby inne niż ludzie. Musisz wiedzieć kto jest przypisany do projektu, do kogo zwracać się o dodatkowe potrzebne zasoby. Bez tego utkniesz zaraz na początku robiąc wszystko sam.

10. Jaki jest budżet?

Musisz wiedzieć czy start projektu oznacza, że budżet jest już zdefiniowany czy też może trzeba go dopiero oszacować? A może projekt jest rozliczany wg zasady Time & Material? Dzięki temu pytaniu dowiesz się tego.

Pozwoli Ci to także zastanowić się nad najlepszą organizacją dalszych prac.

I dodatkowo: 11. Czy jest jeszcze coś co powinienem wiedzieć zanim zabiorę się do pracy?

Dzięki temu dodatkowemu pytaniu możesz przypomnieć szefowi, czy nie ma jeszcze jakichś istotnych informacji, które powinien Ci przekazać zanim zaczniesz zajmować się tym projektem.

Podsumowanie

Uff… Znałem już odpowiedzi na podstawowe pytania. Start projektu za mną. Teraz mogłem zabrać się do szczegółowej analizy powierzonego projektu. No i dokończyć moją pyszną kawę.

Oczywiście pytania możesz dostosować do swoich potrzeb, ale warto je mieć zapisane gdzieś, gdzie możesz do nich szybko sięgnąć, aby poradzić sobie tak, jak ja poradziłem sobie pewnego poniedziałkowego poranka.


Irek Bigaj

Manager z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu zespołem i projektami. Stale poszukujący nowej wiedzy i inspiracji dla realizowanych przez siebie zadań.