Przedsięwzięcie, które realizujesz uzależnione jest od Ciebie. Ale nie tylko. Są również oni. To interesariusze. Kluczowy element sukcesu każdego przedsięwzięcia.
Jeśli nie uwzględnisz ich oczekiwań oraz możliwości oddziaływania – porażkę masz jak w banku.
Czy Twoje przedsięwzięcie może zakończyć się sukcesem jeśli nie uwzględnisz w nim klientów? Użytkowników? Przełożonych? No właśnie. Nie ma szans.
Brak zaangażowania interesariuszy lub złe nimi zarządzanie jest wymieniane jako jedna z najczęstszych przyczyn porażek projektów.
Dlatego tak istotne jest, abyś świadomie zarządzał tym elementem.
W artykule krok po kroku zostanie przedstawiony proces zarządzania interesariuszami, tak, abyś wykorzystał możliwości jakie stwarza ten proces w celu osiągnięcia sukcesu przedsięwzięcia.
1. Interesariusze – Zidentyfikuj ich!
Jeśli chcesz skutecznie zaangażować interesariuszy w Twoje przedsięwzięcie, to w pierwszej kolejności musisz ich zidentyfikować. Jest to szczególnie istotne jeśli wchodzisz do otoczenia, w którym jeszcze nie prowadziłeś żadnych działań (nowa firma, nowy rynek, nowa branża).
W tym kroku nie zastanawiaj się nad tym, czy mają oni duży czy mały wpływ na Twoje przedsięwzięcie. Po prostu ich zidentyfikuj i wypisz w formie listy. Ich analizą zajmiesz się w kroku drugim.
Gdzie szukać interesariuszy? Kto nim jest?
Interesariusze to podmioty (osoby, społeczności, instytucje, organizacje, urzędy), które mogą wpływać na przedsięwzięcie lub są zainteresowanie jego wynikiem (pozostają pod wpływem jego działalności). Więcej informacji teoretycznych znajdziesz w Encyklopedii Zarządzania.
Jak zidentyfikować interesariuszy?
Musisz sam albo jeszcze lepiej wraz ze swoim zespołem przeanalizować otoczenie Twojego przedsięwzięcia i określić kto może mieć na nie wpływ, kogo może dotyczyć wynik Twojego przedsięwzięcia. Ich liczba i specyfika zależy bowiem od konkretnego przedsięwzięcia i danego momentu w czasie. Inna będzie lista jeśli budujesz fabrykę a inna jeśli tworzysz aplikację mobilną.
Tradycyjnie dzielimy interesariuszy na wewnętrznych i zewnętrznych.
Kim są interesariusze wewnętrzni? Mogą nimi być twoi pracownicy, właściciele firmy, szefowie innych działów, dyrektor finansowy, itd.
Wobec tego kim są zewnętrzni? Klienci, dostawcy, konkurenci, władze państwowe i samorządowe, instytucje finansowe, media, związki zawodowe, itd.
Lista pytań pomocna przy identyfikacji interesariuszy
Zestaw 20 pytań, które pomogą Ci zidentyfikować interesariuszy znajdziesz w specjalnie przygotowanym dokumencie, który możesz bezpłatnie pobrać tutaj wraz z rejestrem, który możesz od razu zacząć wypełniać.
2. Przeanalizuj interesariuszy
Masz już spisaną listę interesariuszy Twojego przedsięwzięcia? To super! Czas na krok drugi czyli ich analizę.
Żeby przeanalizować interesariuszy musisz dla każdego z nich określić kilka elementów::
- siłę i formę wpływu jego formę działań na Twoje przedsięwzięcie,
- przejawiane zainteresowanie sprawami przedsięwzięcia,
- przewidywalność jego reakcji i działań,
- czego Ty będziesz potrzebować od niego.
Źródłem siły interesariuszy mogą być m.in.:
- pozycja w hierarchii,
- wpływ na innych,
- kontrola niezbędnych zasobów,
- wiedza i umiejętności,
- kontrola środowiska pracy,
W zależności od rodzaju przedsięwzięcia jakie prowadzisz różni interesariusze będą różnie interesować się nim. Określenie tego, którzy się nim będą interesować (np. końcowi użytkownicy) oraz tych, którzy nim się nie interesują (np. rząd) pomoże Ci w dalszych krokach.
Stwórz mapę intersariuszy
Przeanalizowanie tych 2 elementów jest podstawą, na której możesz stworzyć bardzo proste narzędzie – mapę prezentującą interesariuszy Twojego przedsięwzięcia.
Kolejnym istotnym elementem jest określenie przewidywalności działań interesariuszy – pomoże Ci to zaplanować w kolejnym kroku odpowiednie działania wobec każdego z nich.
Pozostał ostatni element – określenie tego co będziesz potrzebował / oczekiwał od każdego z nich. To również znacznie ułatwi Ci przygotowanie planu właściwych działań.
Lista pytań do analizy oraz szablon rejestru
Jeśli chcesz szybko i sprawnie przeprowadzić analizę – skorzystaj z przygotowanych przez nas dokumentów, zawierających zestaw pytań pomocnych w ich analizie oraz szablon rejestru – dokumenty możesz pobrać tutaj.
3. Zaplanuj zarządzanie interesariuszami
Kolejnym krokiem jest zaplanowanie działań wobec każdego z interesariuszy.
W pierwszej kolejności musisz zaplanować działania wobec tych z nich, którzy mają największy wpływ na Twoje przedsięwzięcie, a w następnej dla pozostałych.
Duży wpływ i duże zainteresowanie -> Zarządzaj nimi aktywnie
Osoby te są znane jako „naturalni interesariusze” lub „interesariusze kluczowi” z powodu ich wysokiego poziomu wpływu na przedsięwzięcie i zainteresowania nim. Pełna współpraca z tymi zainteresowanymi stronami jest niezbędna, aby uzyskać ich wsparcie przez cały czas trwania przedsięwzięcia. Co robić?
- ściśle współpracuj,
- angażuj w prace dot. przedsięwzięcia,
- konsultuj wszelkie istotne rzeczy,
- używaj dwustronnej komunikacji (bardzo ważne!),
- zapewnij realizację oczekiwań.
Przykład: Zaplanuj regularne spotkania ze sponsorem, aby zidentyfikować jego cele i oczekiwania, a następnie je odpowiednio adresować w trakcie realizacji przedsięwzięcia.
Duży wpływ i małe zainteresowanie -> Informuj i utrzymuj zadowolenie
Ci interesariusze nie są zbytnio zainteresowani Twoim projektem, ale ich wysoki poziom wpływu może skłonić ich do wzięcia udziału w tym przedsięwzięciu, a nawet do jego zatrzymania. Są potencjalnie niebezpieczni. Identyfikacja i zaspokojenie ich potrzeb to dobry sposób na zwiększenie zainteresowania projektem, a także zapobiegnięcie przyszłym problemom. Co robić?
- informuj, angażuj i konsultuj w obszarze ich zainteresowań,
- dąż do zwiększenia zainteresowania Twoim przedsięwzięciem – aby lepiej rozumieli jakie ono ma wpływ na realizację ich celów i oczekiwań.
Przykład: Stwórz dashboard, aby informować najwyższe kierownictwo o postępach przedsięwzięcia.
Mały wpływ i duże zainteresowanie -> Zapewnij zadowolenie
Te osoby przywiązują dużą wagę do sukcesu projektu i chcą być informowani o jego postępach. Jednocześnie monitorowanie tych interesariuszy może przynieść wiele korzyści, jeśli jeden z nich zwiększy swój poziom wpływu na przedsięwzięcie. W tej grupie znajdują się Twoi potencjalni sojusznicy. Dlatego:
- informuj ich i konsultuj w obszarze ich zainteresowań,
- zapewnij realizację oczekiwań.
Przykład: Wysyłanie comiesięcznego raportu informującego ich o postępach przedsięwzięcia z uwzględnieniem ich oczekiwań.
Mały wpływ i niskie zainteresowanie -> Monitoruj
Ta ostatnia grupa składa się z osób mniej przywiązanych do Twojego przedsięwzięcia: nie przywiązują dużej wagi do jego sukcesu i tak naprawdę nie będą miały wpływu na to, czy cele zostaną osiągnięte, czy nie. Najlepsza strategia polega na ich monitorowaniu, aby wychwycić sytuację wzrostu ich zainteresowania lub wpływu na przedsięwzięcie.
Przykład: Regularne powtarzanie analizy interesariuszy w celu monitorowania zmian w zakresie tych interesariuszy.
Sposób postępowania z powyższymi czterema grupami można streścić w postaci diagramu:
Dla każdego z interesariuszy powinieneś dodatkowo określić:
- formę komunikacji,
- częstotliwość komunikacji,
- zakres przekazywanych informacji,
- odpowiedzialnego za daną formę komunikacji z tym interesariuszem.
Biorąc pod uwagę różne fazy, przez które będzie przechodziło Twoje przedsięwzięcie sposób postępowania z każdym z nich może ulegać zmianie.
Plan zarządzania
Przygotowaliśmy rejestr, w którym możesz zanotować planowane przez Ciebie działania wobec każdego z interesariuszy. Możesz go pobrać tutaj.
4. Interesariusze – Zarządzaj nimi!
Kolejny krok to wprowadzenie w życie planu, który opracowałeś. To najważniejsza część, która bezpośrednio przekłada się na korzyści jakie możesz mieć z właściwego zaangażowania kluczowych osób w przedsięwzięcie.
Każde działanie podjęte zgodnie z określonym w poprzednim kroku planem powinno zostać przez Ciebie lub osobę je wykonującą odnotowane.
Dzięki temu możliwy będzie przegląd przeprowadzonych działań oraz analiza ich skuteczności. Pozwoli to na ewentualne wprowadzenie niezbędnych zmian.
Rejestr podjętych działań znajduje się w dodatkowych materiałach i możesz pobrać go tutaj.
5. Przeprowadź weryfikację
Zrobiłeś analizę interesariuszy, odpowiednio realizujesz zaplanowane działania. Super. Teraz musisz regularnie sprawdzać czy to co zaplanowałeś działa oraz czy nie pojawili się nowi interesariusze. Musisz też sprawdzać czy nie zmieniły się ich wpływy lub zainteresowanie przedsięwzięciem.
Minimalna częstotliwość z jaką powinieneś wykonywać weryfikację to początek każdej nowej fazy przedsięwzięcia. A jeśli trwają one długo to co najmniej raz na kwartał.
Jeśli w wyniku weryfikacji okaże się, że pojawili się nowi interesariusze, to przechodzisz ścieżkę od początku. Jeśli jakiś element planu zarządzania nie działa – opracowujesz zmieniony wariant.
Podsumowanie
Analiza interesariuszy i odpowiednie nimi zarządzanie to jeden z łatwiejszych sposobów na znaczne zwiększenie szansy na sukces przedsięwzięcia. Z nieznanych przyczyn jest on jednak bardzo często pomijany albo robiony „po łebkach”. Później okazuje się, że sponsor nie interesuje się projektem lub protesty społeczne uniemożliwiają budowę fabryki. Tymczasem przyczyna jest jedna – brak wykonania analizy interesariuszy, brak opracowania planu i brak skutecznego nimi zarządzania.
Jeśli chcesz przeprowadzić taką analizę swojego przedsięwzięcia to zachęcam do pobrania bezpłatnego dokumentu oraz arkusza, które Ci w tym pomogą. Dokumenty dostępne są tutaj.
