W poprzednim artykule z tego cyklu pokazałem Ci, jak możesz zrobić najprostszą automatyzację w Gmail. Dlatego dzisiaj przejdziemy do kolejnego kroku – pokażę Ci jak zdefiniować automatyczne odpowiedzi.
Jeśli nie czytałeś poprzedniego wpisu, to zachęcam Cię do jego przeczytania, zanim zabierzesz się za lekturę obecnego. Możesz znaleźć go tutaj.
Jeśli jesteś osobą mającą kontakt z klientami, to na pewno zastanawiałeś się, czy można w jakiś prosty sposób zdefiniować mechanizm zapewniający, że klient błyskawicznie otrzyma odpowiednią informację. W tym artykule pokażę Ci jak to zrobić w prosty sposób.
Przygotowanie odpowiedzi
Przede wszystkim musisz przygotować szablon odpowiedzi. Jak to robić opisywałem już w jednym z artykułów, ale opiszę dla Ciebie to jeszcze raz.
W jaki sposób włączyć taką możliwość?
Wejdź w ustawienia Gmail (ikona trybiku, a następnie pozycja Ustawienia w menu). Na otwartym ekranie znajdź zakładkę Zaawansowane, a w niej pozycję Szablony. Pamiętaj o zapisaniu zmian.
Jak stworzyć szablon?
Rozpocznij tworzenie nowego maila. Przygotuj szablon, który chcesz mieć gotowy, a następnie naciśnij na przycisk z trzema kropkami w prawym dolnym roku okienka.
Następnie wybierz z menu Szablony -> Zapisz wersję roboczą jako szablon -> Zapisz jako nowy szablon.
Podaj nazwę Twojego szablonu i gotowe!
Przygotowanie reguł wysyłania odpowiedzi z wykorzystaniem filtrów
Szablon mamy gotowy, ale jak sprawić, aby był on wysyłany do potencjalnych klientów? Proponuje, abyś wykonał dwa kroki.
Po pierwsze zdefiniuj odpowiedni alias, przez który potencjalni klienci będą się z Tobą kontaktować. Jak to zrobić opisałem w poprzednim wpisie z tej serii.
Po drugie zdefiniuj i skonfiguruj odpowiedni filtr.
Załóżmy, że Twój podstawowy adres to imie.nazwisko@gmail.com, a na potrzeby zapytań nowych klientów używasz aliasu imie.nazwisko+zapytanie@gmail.com.
W takiej sytuacji możemy stworzyć filtr bazujący na tym aliasie. W tym celu wejdź w ustawienia Gmail (ikona trybiku, a następnie pozycja Ustawienia w menu). Na otwartym ekranie znajdź zakładkę Filtry i zablokowane adresy.
Na otwartym ekranie naciśnij przycisk Utwórz nowy filtr.
Po wprowadzeniu ustalonego adresu e-mail w polu Do, naciśnij Utwórz filtr i skonfiguruj parametry filtra. Zaznacz check-box Wyślij szablon i wybierz zapisany wcześniej szablon.
Pozostaje nacisnąć przycisk Utwórz filtr. Od tego momentu Twoje automatyczne odpowiedzi będą wysyłane do potencjalnych klientów.
Automatyczne odpowiedzi – podsumowanie
Jak widać, korzystając z podstawowych mechanizmów Gmail można zautomatyzować sporo pracy, którą wykonujesz.
Oczywiście możesz opisaną powyżej automatyzację połączyć z etykietowaniem, aby łatwo trafić później na te e-maile. Jak uruchomić automatyczne etykietowanie pokazałem w poprzednim wpisie.
Możliwości jest jednak znacznie więcej. Będę starał się je opisywać w kolejnych poradach z cyklu ProTip.
Jeśli chcesz poznać więcej sztuczek dotyczących Gmail, to zapraszam do lektury tego wpisu.
