Wystąpienia publiczne to spore wyzwanie, którego wielu z nas unika. Ale czy naprawdę warto?Czasami trzeba złapać byka za rogi, bo strach ma tylko duże oczy. A tak naprawdę każdy z nas jest w stanie się do tego przygotować. Nie ma się co martwić na zapas, praktyka czyni mistrza pamiętaj o tym.

Jak przygotować się do takiego wydarzenia?

Jak postępować podczas samego wystąpienia?

Odpowiedzi na te pytanie znajdziesz w wywiadzie z Anettą Bigaj.

Kim jest mój rozmówca?

Anetta jest wychowawcą, pedagogiem i doradcą rodzicielskim oraz trenerem rozwoju osobistego. Poza tym jest koordynatorem wielu projektów edukacyjnych, psychoedukacyjnych i społecznych.
Od kilkunastu lat związana ze Stowarzyszeniem SIEMACHA. A od kilku lat jest dyrektorem zarządzającym specjalistyczną placówką wsparcia dziennego. Dodatkowo od roku koordynuje pracę 10 takich placówek w całej Polsce.
Zarządzanie ludźmi, HR, publiczne wystąpienia to jej codzienność.
Co roku prowadzi kilka – kilkanaście wystąpień publicznych. Większe z nich to m.in.:

  • Gala Siemachowska 06.2019 – Teatr Ludowy, Kraków – ok. 350 uczestników
  • Gala Siemachowska 06.2018 – ComCome Zone Nowa Huta – ok. 400 uczestników
  • Konferencja Cyberprzestrzeń – uwikłani w wirtualną rzeczywistość, Kampus Wielicki, 11.10.2017 ok. 500 uczestników
  • cykl warsztatów Małopolska Szkoły Liderów, organizowanej przez Małopolską Radę Organizacji Młodzieżowych w latach 2016-2018 – ok. 100 uczestników
  • 15 urodziny SIEMACHA SPOT na Kozłówce – 03.2017 – ok. 250 uczestników
  • i wiele innych

Jeśli wolisz wersję mówioną to zapraszam do odsłuchania odcinka nr 3 podcastu Nowoczesny Manager.

Anetta, na bazie swoich doświadczeń, przygotowała specjalnie dla Ciebie dokument, w którym zebrała tajniki dotyczące wystąpień publicznych. Dokument jest bezpłatny. Zapraszam Cię do jego pobrania poprzez link poniżej.

Wywiad w wersji do czytania

Nowoczesnymanager.pl: Bardzo się cieszę, że udało się nam zorganizować, żeby nagrać ten dzisiejszy wywiad. Czy na początku mogłabyś się przedstawić w kilku zdaniach?

Anetta Bigaj: Oczywiście. Nazywam się Anetta Bigaj jestem na co dzień mamą, żoną a z zamiłowania historykiem, wychowawcą, pedagogiem, doradcą rodzicielskim. Zaś z praktyki dyrektorem specjalistycznej placówki wsparcia dziennego. Mogę nawet powiedzieć, że jestem takim managerem multi- instrumentalistą, gdyż na co dzień w swojej pracy staję przed różnymi wyzwaniami – od problemów wychowawczych, poprzez sprawy związane z HR, do spraw PR organizacji, w której na co dzień pracuję.

Na początku chciałbym Cię prosić o to żebyś opowiedziała nam jaką książkę ostatnio przeczytałaś? Co ciekawego dotyczącego tematyki, którą się zajmujesz przeczytałaś?

Ostatnio przeczytałam książkę Frederica Lalu pod tytułem „”Pracować inaczej”, która nie ukrywam, moim zdaniem, zmienia dość mocno myślenie o systemie i sposobie zarządzania w organizacjach. Autor w dość ciekawy sposób prześledził zmieniające się, ale też współistniejące obok siebie trendy związane z zarządzaniem. Od organizacji, w których funkcjonowanie oparte jest na silnej władzy jednostki – takiego lidera autokratycznego, poprzez wysoko sformalizowane, hierarchiczne struktury, jak np. wojsko czy tez hierarchia kościelna, przez skupione na osiąganiu celów korporacje, po firmy skupione bardziej na osobistej odpowiedzialności i zaangażowaniu pracowników, czyli tak zwane organizacje turkusowe. Moim zdaniem to bardzo ciekawa pozycja dla adeptów sztuki zarządzania, więc polecam ją z czystym sumieniem z poznawczego punktu widzenia.

Przechodząc do tematu dzisiejszego naszego spotkania czyli kwestii dotyczących wystąpień publicznych. Wiem, że prowadziłaś ostatnio wystąpienie dla dużej grupy osób. Czy mogłabyś nam coś więcej o tym opowiedzieć?

Ostatnio rzeczywiście prowadziłam galę zakończenia roku w Stowarzyszeniu SIEMACHA, czyli w moim miejscu pracy. Gala odbyła się w Teatrze Ludowym w Krakowie i szacuję, że było na niej około 350 osób. Widownia była dość mocno zróżnicowana pod kątem wiekowym i zawodowym – począwszy od wychowanków Stowarzyszenia SIEMACHA, dla których jest to najważniejsze wydarzenie w ciągu całego roku  poprzez kadrę, urzędników, radnych, prezesów dużych firm partnerskich, a skończywszy na wiceprezydencie miasta. Tak, że przekrój uczestników delikatnie rzecz ujmując był dość szeroki.

Opowiedz nam jakie największe wydarzenie do tej pory prowadziłaś?

Jeśli mówimy o wydarzeniu, które prowadziłam samodzielnie i koordynowałam to chyba właśnie była ta gala, chociaż zdarzał mi się też udział w konferencjach dużo większych, ale tam byłam jednym z mówców, a nie głównym prowadzącym i organizatorem.

Jakie są Twoim zdaniem główne czynniki decydujące o sukcesie lub porażce wystąpienia publicznego?

Moim zdaniem 90% sukcesu uzależnione jest od naszego dobrego i starannego przygotowania. Trzeba zdecydowanie wcześniej zapoznać się z celem, który chcemy przedstawić. Trzeba przemyśleć też całą swoją prezentację, przygotować się merytorycznie, ale też technicznie. Myślę, że można podzielić warunki sukcesu na warunki wewnętrzne, czyli właśnie merytoryczne przygotowanie, pewność siebie, dobre nastawienie. Druga grupą warunków, która również w pewien sposób współdecyduje o tym czy nasze wystąpienie będzie udane czy nie są warunki zewnętrzne, czyli nagłośnienie, temperatura, oświetlenie. To wszystko wpływa na sukces. Nawet jeśli będziesz mówić super ważne rzeczy, będziesz doskonale przygotowany merytorycznie a nagłośnienie będzie kiepskie, to połowa słuchaczy nie będzie Ciebie słuchać i zamiast sukcesu odniesiesz porażkę. Ludzie nie będą pamiętali Twoich tez, nie będą pamiętali Twojego wystąpienia, tylko to, że nic nie słyszeli, albo, że było im za gorąco.

Jakie Twoim zdaniem są najważniejsze elementy przygotowania do wystąpienia publicznego?

Najważniejszy jest cel Twojego wystąpienia. Jeśli go nie znasz, to nie przygotujesz się odpowiednio dobrze. Musisz dobrze się zastanowić co chce od Ciebie organizator spotkania, i co Ty chcesz przekazać ludziom podczas swojego wystąpienia.Od tego zaczynasz cały proces przygotowań.

Mów prostym językiem, bo jeśli będziesz używał zbyt skomplikowanych żargonów, którymi nie posługujesz się na co dzień, możesz łatwo się pomylić. Im bardziej jesteś naturalny i autentyczny, tym bardziej wzbudzisz sympatię słuchaczy. Musisz też być bardzo dobrze przygotowany merytorycznie. Wcześniej warto sobie rozpisać plan całego wystąpienia. Jeśli będzie Ci łatwiej, to napisz cały tekst, który musisz znać na pamięć. W czasie swojego wystąpienia najważniejsze tezy parafrazuj kilka razy, tak aby zapadły w pamięć słuchaczom. Warto pamiętać też o zasadzie klamry. Dobre wejście i mocne zakończenie to gwarancja Twojego sukcesu. Rozpoczynając wystąpienie, chwila, w której bierzesz mikrofon – już wtedy musisz wiedzieć gdzie, kiedy i na czym chcesz je zakończyć.

Powiedz proszę czy w jakiś specjalny sposób przygotowujesz się do wystąpienia? Trenujesz przed wystąpieniem? Czy polecasz taki sposób przygotowania jak trening przed wystąpieniami?

Tak! Jak najbardziej. Ja osobiście zawsze robię kilka prób, można w domu przed lustrem, można w sali przed wystąpieniem, możesz się też nagrać, tak, aby się osłuchać ze swoim głosem, bo inaczej brzmisz kiedy odsłuchujesz swoje nagranie. Jak wiadomo nikt z nas nie rodzi się urodzonym mówcą. Praktyka czyni mistrza. Więc tak naprawdę im więcej ćwiczysz, tym stajesz się lepszy. Ponadto uważam, że szanując swoich odbiorów powinno się być bardzo dobrze przygotowanym do wystąpienia. A tylko trenując wcześniej masz pewność, że tak się stanie.

Powiedz proszę czy robisz próby w sali, w której ma być wystąpienie?

To jest bardzo istotne pytanie i tak naprawdę, jeśli tylko istnieje taka możliwość, to tak. Zazwyczaj przyjeżdżam wcześniej do sali. Nawet zdarza mi się być w niej 2-3 tygodnie wcześniej. Przyjeżdżam, oglądam salę, sprawdzam jak wygląda nagłośnienie, oświetlenie. Jeżeli jest taka potrzeba, to spotykam się z osobami odpowiedzialnymi za nagłośnienie w danej sali, za oświetlenie.

W dzień prezentacji jestem tam zazwyczaj wcześniej, żeby dograć wszystkie szczegóły techniczne. Jeśli mam na to czas i zgodzi się organizator, to przy warunkach technicznych, które są tam stworzone przeprowadzam próbę generalną.

Ostatnio zdarzyła mi się taka sytuacja, że bardzo dobrze, że byłam na miejscu kilka godzin przed wystąpieniem. Szczęśliwie się złożyło, że mogliśmy wejść do Teatru Ludowego dwie godziny przed rozpoczęciem imprezy i w ramach przygotowań okazało się, że przygotowano za mało mikrofonów w stosunku do liczby osób. W ostatnim momencie udało się uniknąć katastrofy – gdyż dziwne byłoby, gdy na scenę wychodzi zaproszony gość, chce zacząć przemawiać, a nie ma do czego mówić. Ważny też jest oczywiście rodzaj mikrofonu, który zostanie postawiony przed Tobą. Inaczej gdy jest zespół i potrzeba mikrofonu pojemnościowego. A inaczej, gdy przy mównicy potrzebujesz mikrofon dla siebie i dla partnera.

Wspomniałaś o partnerze. Czy jeśli w wystąpieniu bierze udział więcej osób, to w jakiś specjalny sposób przygotowujesz się do tego? W jakiś sposób koordynujecie swoje teksty, które mówicie podczas wystąpienia?

Tak. Zdecydowanie. Współpraca zaczyna się już na etapie tworzenia wystąpienia, zazwyczaj staram się, jeśli jest taka możliwość, aby drugi współprowadzący był też jego współtwórcą całego wystąpienia. Jeśli nie ma takiej możliwości i konferansjerkę, bądź wystąpienie piszę sama, to zazwyczaj potem mam kilka spotkań roboczych z drugą osobą współprowadzącą podczas, których omawiamy tekst zmieniając go, dodając poszczególne szczegóły, ubarwiając tekst przerywnikami, czy też anegdotami i dopasowując treść do osoby prowadzącej. Ważne jest także, jeżeli prowadzimy imprezę w dwie osoby, aby prowadzenie było dynamiczne, a podział poszczególnych części wystąpienia zrównoważony – jeśli rzeczywiście druga osoba ma być osobą realną osobą współprowadząca, a nie tylko dodatkiem, broszką w moim wystąpieniu.

Co mogłabyś poradzić osobom, które przygotowują się do swojego pierwszego publicznego wystąpienia?

Pierwsze wystąpienie na pewno na długo zapada w naszej pamięci, niezależnie od tego czy to był występ na apelu w szkole gdy się miało lat 7, czy też prezentacja przed grupą współpracowników w wieku lat 30. Najważniejsza jest wiara w siebie i dobre przygotowanie. Aby to sobie ułatwić, gdy te dwa elementy mamy już zrobione, możemy sobie zwizualizować siebie w trakcie takiego wystąpienia. Oczywiście w wizji sukcesu i udanego poprowadzenia takiego spotkania. Bardzo istotne jest także w trakcie wystąpień publicznych, aby był dobry wstęp, który przykuje uwagę słuchacza i mocne zakończenie, w którym podsumujemy tezy naszego wystąpienia. Tak zwana zasada klamry.

Czy przygotowując się do wystąpienia uczysz się tekstu na pamięć? Czy może raczej podczas samego wystąpienia mówisz na tzw. „żywca”?

Zawsze przygotowuję tekst. Czytam go kilkukrotnie, no i w zależności od rodzaju wystąpienia czasami z niego korzystam, a czasami nie. Najlepiej jest wypracować sobie coś pośredniego. Nie polecam początkującym skakać na główkę z mostu, czyli iść „na żywca”. Także niewłaściwe wydaje się wyuczenie tekstu słowa po słowie. Osobiście często zdarza mi się także prowadzić tzw. eventy  nieformalne podczas, których w ogóle nie korzystam z notatek i mówię na żywca, ale wówczas w takiej sytuacji zawsze wcześniej trzeba się przygotować. Zawsze trzeba mieć plan wystąpienia. Natomiast w przypadku dużych eventów, w przypadku wystąpień formalnych łatwiej jest przygotować sobie dużo wcześniej wszystko na piśmie, ale nie zachęcam do typowego wykucia tekstu na pamięć, ponieważ może zdarzyć się sytuacja, gdzie tekst będzie za długi i go zapomnimy i wtedy stajemy pod ścianą. Wypadnie nam jakieś słowo, zacinamy się i mamy problem. Wydaje mi się, że najlepiej znaleźć taki złoty środek. Tekst trzeba mieć napisany wcześniej, przeczytany wielokrotnie. Natomiast nie możemy polegać tylko na tym, że go czytamy czy mówimy go z pamięci. Musimy sobie wypracować swoją metodę. Natomiast naprawdę nie polecam osobom początkującym, żeby się nie przygotowywały. Tekst musi być wcześniej napisany, przemyślany i stanowić pewną całość aczkolwiek warto być elastycznym bo nigdy nie wiesz co się stanie. W trakcie wystąpienia możesz dostać informację, że musisz tekst skrócić o 3, 4, 5 minut bo jest opóźnienie. Albo może się okazać, że osoba, która była przed Tobą część twoich tez, Twojego tekstu, już powiedziała. W takiej sytuacji, aby nie dublować tego samego i tym samym nie złościć, czy nie zanudzać publiczności warto być elastycznym, bo to ty musisz panować nad tym co powiesz, w którym momencie i w jaki sposób.

Wspomniałaś o notatkach. Czy podczas wystąpienia korzystasz z jakichś pomocy, typu notatki, prezentacje, slajdy, ściągawki? Może jakieś urządzenia, które CI pomagają?

Wszystko zależy od sytuacji, od konkretnego wystąpienia. Czy jest to gala i głównym zadaniem jest konferansjerka, gdzie oczywiście można podpierać się tekstem. Czy jest to jakiś wykład na konferencji. Czy też na przykład jest to dwudniowe szkolenie, które prowadzę dla grupy.

Zazwyczaj takimi podstawowymi pomocami jest rzutnik i prezentacja. Jeśli jest to szkolenie, to zdarzają się dodatkowe potrzebne elementy potrzebne do wykonania danego ćwiczenia. Cały czas warto pamiętać, że to my jesteśmy główną atrakcją – gali, spotkania, przemówienia. To na nas spoczywa główny ciężar przekazania treści. Więc jeśli wspomagamy się prezentacją, co oczywiście jest naturalne, to nie możemy pozwolić sobie na to, żeby teksty, które mówimy były tożsame z tym co się wyświetla na ekranie. Typowym błędem osób początkujących jest, że mówią identyczne zdania, które pojawiają się na ekranie i na prezentacji. Tak się po prostu nie robi.

Warto też przypomnieć, że prezentacja jest po to, aby podsumować i przykuwać uwagę – nie więcej niż 5 linijek tekstu na jednym slajdzie i nie więcej niż 5 wyrazów w jednej linijce.

Cały czas przypominam, że to my jesteśmy główną osobą, która ma przykuwać uwagę, a nie jakieś wybuchy za nami, prezentacje czy światełka. To na nas spoczywa ciężar i odpowiedzialność za to co mówimy.

Często spotykam się z pytaniem: Czy na tego rodzaju wydarzenie, jak wystąpienie publiczne należy w jakiś szczególny sposób się ubierać?

Na pewno należy się ubierać. Pytanie tylko w jaki sposób, na jakie imprezy? Powiem szczerze, że zupełnie inaczej ubieram się kiedy prowadzę galę gdzie strój musi być oficjalny i elegancki. A inaczej kiedy prowadzę szkolenie z team buildingu i są ćwiczenia outdoorowe. Ubiór musi być dostosowany do sytuacji, ale też do kanonu, który obowiązuje w danej organizacji. Natomiast przede wszystkim musimy pamiętać o tym, że strój jest elementem, który ma nam pomagać a nie takim, który nam przeszkadza. Nawet jeśli mam być ubrana elegancko, to nie ubieram nowych 15 centymetrowych szpilek, bo wiadomo, że wówczas dużo rzeczy się może wydarzyć. Buty mogą uciskać, mogę się potknąć. Trzeba więc na pewno postawić na wygodę tak, aby strój nam pomagał, a nie przeszkadzał w naszym wystąpieniu. Nie może też strój być krzykliwy i prowokujący. Raczej powinniśmy mieścić się w kanonach obowiązujących w danej organizacji dla danego typu imprezy.

Wiadomo, że wystąpienie to są emocje. W jaki sposób można przygotować się do wystąpienia, żeby zapanować nad emocjami? Żeby wystąpienie przebiegało w sposób spokojny i nerwy, które każdy prowadzący ma zostały okiełznane.

W tym wypadku podstawą, jak już zresztą wcześniej wspomniałam, bardzo dobre przygotowanie merytoryczne, bo stanowi to co najmniej 80% sukcesu.

Drugą rzeczą, którą warto sobie uświadomić jest to, że zazwyczaj ludzie przed którymi występujemy są nam przychylni. Warto zacząć od wystąpień w małych grupach i powoli oswajać się z wystąpieniami publicznymi. Nie polecam nikomu od pierwszego razu poprowadzić spotkania dla grupy 500 osób. Warto wcześniej w domu poćwiczyć na głos swoje kwestie. Ważny też jest sposób mówienia. W sytuacji, gdy się denerwujemy zaczyna nam drżeć głos, zaczynamy się jąkać. Pamiętajmy o oddechu. Mówmy głośno, wyraźnie, ale też z energią, zmieniając ton głosu. Używajmy pauz dla zwiększenia efektu.

Bardzo częstymi sposobami relaksacji przed samym występem jest wzięcie kilku głębszych oddechów. Niektórzy wyobrażają sobie, że widownia siedząca przed nimi jest w śmiesznych czapeczkach. Inni sobie wyobrażają, że widownia jest bez ubrań. Znam też takie osoby, które kupują sobie większe buty i przed wystąpieniem machają palcami od nóg co rozluźnia całe ciało i sprawia, że czujemy się lepiej.

Innym sposobem na tremę jest wcześniejsze zwizualizowanie całego występu zakończonego naszym sukcesem. To zdecydowanie pomaga przełamać tremę. Najważniejsze jest nasze pozytywne nastawienie. No i praktyka, bo to ona czyni z nas mistrzów.

Przekazałaś bardzo wiele informacji dotyczących wystąpień publicznych, które mogą być przydatne dla osób, które przygotowują się do nich. Czy mogłabyś polecić książkę, która pogłębiałaby temat i pozwoliła jeszcze lepiej przygotować się do wystąpienia i przeprowadziła osobę przez proces przygotowania?

Myślę, że dobrą pozycją na początek będzie książka Briana Tracy „Mów i zwyciężaj”. Autor w bardzo prosty sposób przeprowadza adepta sztuki mówienia przez cały proces – od początku do końca – dając dobre, życiowe, konkretne rady, aby nasze wystąpienia stawały się coraz lepsze.

O ile dobrze pamiętam tak książka ma już swoje lata, ale rozumiem, że mimo jej wieku nadal ją polecasz jako dobry przewodnik i wprowadzenie do tej tematyki.

Tak. Zdecydowanie. Sam Brian Tracy jest znakomitym mówcą i książka przekazuje stałe elementy, które się nie zmieniają. Moim zdaniem jest klasyczną pozycją, którą każdy powinien przeczytać.

Chciałem Ci bardzo podziękować za ten wywiad, w którym przybliżyłaś naszym słuchaczom wiedzę dotycząca przygotowania, ale i samego przeprowadzenia wystąpienia publicznego oraz opowiedziałaś trochę na temat swoich doświadczeń w tym zakresie. Z jednej strony jesteś praktykiem, który wielokrotnie w ciągu takie wystąpienia robi, ale również ma odpowiedni podkład teoretyczny uzyskany podczas studiów.

Nie ma sprawy. Mam nadzieję, że choć trochę mogłam pomóc i rozjaśnić kwestie związane z przygotowaniem się do tego typu wystąpień.

Mam nadzieję, że uda się nam jeszcze porozmawiać na inne tematy dotyczące zarządzania. Wystąpienia, wystąpieniami, ale oprócz tego na co dzień zajmujesz się zarządzaniem w organizacji niepublicznej i to jest również coś co może zainteresować naszych słuchaczy.

Z niecierpliwością czekam na kolejne takie spotkanie.

Podsumowanie

Anetta, na bazie swoich doświadczeń, przygotowała specjalnie dla Ciebie dokument, w którym zebrała tajniki dotyczące wystąpień publicznych. Dokument jest bezpłatny. Zapraszam Cię do jego pobrania poprzez link poniżej.


Irek Bigaj

Manager z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu zespołem i projektami. Stale poszukujący nowej wiedzy i inspiracji dla realizowanych przez siebie zadań.