Siły specjalne armii USA są świetnie zorganizowane. Realizują setki różnych działań na całym świecie. Jak im się to udaje? Czy ich sposób działania możesz wykorzystać w zarządzaniu? Czy dzięki nim możesz wprowadzić skuteczne zarządzanie do organizacji? Książka byłych dowódców NAVY SEALS opracowana na bazie ich doświadczeń z Iraku oraz kariery biznesowej po powrocie do kraju odpowiada na te pytania.
Każdy rozdział książki składa się z trzech części:
- przykładu zaczerpniętego z walk toczonych w Iraku;
- zasady sformułowanej na bazie tych doświadczeń;
- praktycznego wykorzystania zasady podczas zarządzania.
Dzięki temu możesz łatwo zrozumieć jak daną zasadę wykorzystać w praktyce.
Autorzy omawiają 12 zasad, które mogą być wdrożone w życiu zawodowym managera i zapewnić skuteczne zarządzanie zespołem. Poniżej omówię 6 z nich, które moim zdaniem są najważniejsze i przyniosą Ci najwięcej korzyści. Dzięki nim wprowadzisz skuteczne zarządzanie do swojej pracy managera.
Ekstremalne zawłaszczanie
Zarówno w wojsku, jak i w cywilu, odpowiedzialność za realizację zadań przez zespół spada na lidera. Jako lider musisz wziąć na siebie odpowiedzialność zarówno za sukces, jak i porażkę. Lider musi zaakceptować błędy, przyznać się do porażki, stworzyć plan pozwalający je wyeliminować i poprowadzić zespół do zwycięstwa. Bez tego skuteczne zarządzanie nie będzie miało miejsca.
Jednakże najlepsi liderzy nie ograniczają się do tego – oni „zawłaszczają” wszystko, co wpływa na realizację powierzonego zadania. Ta zasada ma zastosowanie zarówno w wojsku, jak i w sporcie, organizacjach czy firmach. Pozwala również pokazywać odpowiedni sposób postępowania liderom na niższych poziomach w strukturze zarządzania.
Jeśli zespół nie robi tego, co powinien, to liderzy stosujący ekstremalne zawłaszczanie nie obwiniają ich. To ty jako lider odpowiadasz za wytłumaczenie zespołowi co ma być zrobione (strategia), przygotowanie odpowiedniego planu działania (taktyka), zapewnienie odpowiedniej wiedzy i narzędzi, dzięki którym zespół może zrealizować powierzone zadanie.
Zdarzają się sytuacje, gdy członek zespołu nie działa na poziomie pozwalającym odnieść zespołowi sukces. Jako lider, musisz zapewnić takiej osobie odpowiednie szkolenie, narzędzia i stać się dla niej mentorem. A jeśli nie przyniesie to poprawy jakości, to podjąć trudną decyzję i wymienić tego członka zespołu, aby cały zespół mógł lepiej realizować zadania i osiągać sukces.
Przyjmowanie przez lidera postawy, według której przyczyną porażki są czynniki niezależne od niego, nie pozwala na wyciąganie wniosków i podjęcie działań zmierzających do poprawy działania zespołu.
Prostota
Życie jest skomplikowane. Prace realizowane przez twój zespół również. Im bardziej uprościsz to, co mają zrobić członkowie zespołu, tym większa jest szansa na sukces.
Gdy plany są zbyt skomplikowane, ludzie przestają je rozumieć i mogą przez to nie zostać wykonane. Co więcej, jeśli podczas realizacji planu coś pójdzie nie tak, to skomplikowany plan potęguje problemy i może doprowadzić do katastrofy. Na temat przyczyn porażek projektów powstał zresztą osobny wpis.
Każdy członek zespołu musi rozumieć swoją rolę, to co ma zrobić, i jak ma postępować w przypadku nieprzewidzianej sytuacji. Jeśli twój zespół nie będzie posiadał niezbędnej wiedzy, to oznacza, że jako lider niewystarczająco prosto mu to przedstawiłeś.
Rolą lidera jest, aby upewnił się, że każdy członek zespołu wie co ma robić, ale także, aby nie bał się zadawać pytań dotyczących rzeczy wymagających wyjaśnienia. Lider musi zachęcać do tego typu komunikacji i poświęcić na nią odpowiedni czas, tak, aby każda osoba w zespole właściwie rozumiała stojące przed nią zadanie.
Priorytetyzuj i wykonuj
Zarówno podczas działań wojskowych, jak i realizacji prac w zespołach pojawia się wiele problemów. Nawet doświadczeni liderzy mogą poczuć się przytłoczeni, gdy będą musieli poradzić sobie z wieloma problemami lub zadaniami naraz. W takiej sytuacji rośnie ryzyko, że zespół poniesie porażkę. Jako lider musisz zachować spokój i podjąć najlepszą możliwą decyzję w takiej sytuacji.
Dzięki szczegółowym planom awaryjnym twój zespół może być dwa kroki przed problemami, które mogą spowodować porażkę. Plany te pozwolą Ci na podjęcie lepszych działań w sytuacji pojawienia się zagrożenia i nie zmuszą do nagłych, nieprzemyślanych działań, podejmowanych pod presją czasu. Zespół czy lider niższego stopnia może odpowiednie działania podjąć nawet w sytuacji problemu z kontaktem z tobą.
Chcąc to osiągnąć, musisz zejść z pierwszej linii, aby móc mieć odpowiedni wgląd w sytuację i potrafić uporządkować cały wysiłek zespołu. Priorytety mogą się zmieniać w czasie i jako lider musisz mieć możliwość zauważenia tego i podjęcia odpowiednich działań. Bezpośrednie zaangażowanie w prace na pierwszej linii nie pozwolą na to. Tak samo, jak wykonywanie zbyt wielu rzeczy naraz.
W związku z tym powinieneś:
- ustalić problem o najwyższym priorytecie;
- wskazać w prosty i jasny sposób najwyższy priorytet zespołowi;
- opracować rozwiązanie – oczekując od kluczowych osób oraz całego zespołu wniesienia wkładu własnego;
- wprowadzić w życie te priorytetowe zadania;
- powtórzyć procedurę ustalając nowy problem o najwyższym priorytecie;
- zadbać o to, aby skupienie się na jednym priorytetowym zadaniu nie spowodowało brak dostrzeżenia innych problemów i całościowego celu realizowanego zadania.
Zdecentralizowane dowodzenie
Ludzie są w stanie zarządzać ograniczonym zespołem. Zwykle przyjmuje się, że jest to od sześciu do ośmiu osób. Wielkość zarządzanego zespołu ma szczególnie istotne znaczenie, gdy pojawiają się problemy i coś idzie nie tak jak było zaplanowane.
Oznacza to, że jako lider musisz część zadań przekazywać liderom działającym na niższym poziomie.
Liderzy znajdujący się na niższym poziomie niż Ty muszą rozumieć cel postawiony przed całym zespołem oraz być upoważnieni do podejmowania działań zmierzających do realizacji zadania w najbardziej skuteczny sposób. To pozwala na skuteczne zarządzanie dużymi zespołami. Jednakże młodsi liderzy muszą rozumieć, o czym mogą samodzielnie decydować i jak daleko sięgają granice ich autonomii. Dlatego szczególnie istotne jest komunikowanie się z Tobą – liderem znajdującym się na wyższym poziomie. Dzięki informacjom przekazywanym do Ciebie, możesz podjąć odpowiednie decyzje na wyższym poziomie i skoordynować działania kilku zespołów.
Dzięki temu, że młodsi liderzy działają proaktywnie rosną szanse na osiągnięcie celu postawionego przed twoim zespołem. Konieczne jest do tego jednak odpowiednie zaufanie oraz sprawna komunikacja, która pozwoli, aby wszyscy mieli odpowiednią świadomość sytuacyjną.
Oznacza to także, że liderzy muszą znajdować się w tym miejscu, które w danym momencie pozwala na jak najlepszą ocenę sytuacji oraz podejmowanie decyzji – zarówno na wyższym, jak i na niższym poziomie.
Plan
Istotnym elementem całego procesu pozwalającego na skuteczne zarządzanie jest planowanie. Podczas planowania nie możesz zakładać, że coś jest oczywiste, ale przygotować się na niespodziewane i maksymalizować szanse na osiągnięcie sukcesu.
Wg autorów najlepsze zespoły nieustannie analizują swój sposób postępowania i efektywność, aby móc korzystać ze zdobytego doświadczenia i zmieniać metody, według jakich pracują. „Najlepsze jednostki SELAS przeprowadzają po każdej operacji bitewnej coś, co nazywamy „odprawą pooperacyjną”. (…) Na pooperacyjnej odprawie omawia się zwięźle wszystkie fazy operacji, od planowania po wykonanie. Rozważa się następujące pytania dotyczące ledwo zakończonej misji: co się udało? co poszło nie tak? jak możemy dostosować naszą taktykę, aby osiągnąć jeszcze większą skuteczność i zwiększyć przewagę nad wrogiem”?
Takie postępowanie pozwoli, aby Twój zespół ewoluował – identyfikował rzeczy, które się udały i te, które nie wyszły, aby się doskonalić i podczas realizacji kolejnego zadania osiągnąć lepszy efekt.
Aby to zapewnić ważne jest także ciągłe kwestionowanie planu w świetle pojawiających się informacji, aby mieć pewność, że jest nadal odpowiedni do posiadanej przez Ciebie wiedzy.
Dowodzenie w górę i dół łańcucha dowodzenia
W sytuacji niewystarczającej komunikacji pomiędzy wyższym a niższym szczeblem zarządzania pojawia się problem niepełnego obrazu sytuacji i celu, dla którego realizowane są przez Twój zespół zadania. To może prowadzić do wzrostu frustracji w Twoim zespole i zwiększyć zagrożenie dla zaplanowanych działań. Liderzy niższego szczebla potrzebują znać kontekst, aby skutecznie realizować powierzane im przez Ciebie zadania. Oznacza to, że Ty jako lider na wyższym poziomie musisz często komunikować się z nimi, aby pomóc im zrozumieć ich rolę w realizacji całego zadania. Młodsi liderzy, widząc powiązanie pomiędzy realizowanymi zadaniami a celami całej organizacji, mogą je lepiej wykonywać zwiększając szanse na sukces całego przedsięwzięcia.
Jednocześnie bardzo istotne jest odpowiednie zarządzanie przełożonym. Jeśli Twój szef nie podejmuje decyzji odpowiednio szybko lub nie zapewnia odpowiedniego wsparcia dla Ciebie i Twojego zespołu, to zamiast go obwiniać zastanów się, czy problem nie jest po Twojej stronie. Czy nie możesz lepiej przekazywać informacji niezbędnych do podejmowania decyzji i zapewnienia wsparcia? Dzięki odpowiedniej komunikacji z przełożonym możesz mu przekazać informacje niezbędne do posiadania przez niego odpowiedniej świadomości sytuacyjnej.
Skłaniając przełożonego do zrozumienia, czego potrzebuje Twój zespół, aby zrealizować zadanie, pamiętaj, że ma on ograniczone zasoby i musi podejmować decyzje mając szerszy obraz sytuacji. Twój zespół nie musi w danym momencie stanowić priorytetu. Ważne jest to, abyś Ty zrobił wszystko, co można, żeby szef miał pełny obraz sytuacji, w jakiej znajduje się Twój zespół.
Jednym z najważniejszych zadań, jakie masz jako lider jest wspieranie własnego szefa.
Jeśli jest to możliwe, to nie pytaj się szefa co masz zrobić, ale powiedz mu co planujesz zrobić. Jednocześnie, jeśli nie rozumiesz dlaczego podejmuje jakieś decyzje, to musisz zapytać, a odpowiedź przekazać Twojemu zespołowi, aby on również to rozumiał.
Podsumowanie
Książka w przystępny sposób pokazuje jak można wykorzystać doświadczenie oddziałów specjalnych armii USA w zarządzaniu. Dzięki świetnie dobranym przykładom (zarówno z działań wojennych, jak i praktyki zarządczej) książkę czyta się łatwo, a przekazywane treści zapadają w pamięć.
Skuteczne zarządzanie może być wprowadzone w życie dzięki zasadom stworzonym przez byłych dowódców NAVY SEALs. Jeśli chcesz poznać wszystkie 12 zasad, to przeczytaj książkę – zapewniam, że warto.
