W trakcie swojej pracy stale musisz komunikować się z innymi osobami – kolegami, przełożonym, klientami. Czy zastanawiasz się jaki rodzaj komunikacji wybrać? Czy też wybierasz ten, który jest dla Ciebie wygodniejszy?
Jeśli nie zastanawiasz się jaki rodzaj komunikacji wybrać, to oznacza, że w efekcie zwiększasz ryzyko, że komunikacja nie przebiegnie w sposób poprawny. W takiej sytuacji komunikat może nie zostać poprawnie odebrany i odkodowany przez odbiorcę. Więcej na ten temat znajdziesz we wcześniejszym artykule.
Natomiast w tym artykule pokażę Ci jak wybrać odpowiednią formę komunikacji, w zależności od różnych czynników.
Komunikacja synchroniczna
Komunikacja synchroniczna to forma komunikacji stosowana przez ludzi od czasu, gdy zaczęli się komunikować. Jeszcze niedawno dominowała ona również w działalności zawodowej.
Jej cechą charakterystyczną jest to, że komunikaty są nadawane przez nadawcę i odbierane przez odbiorcę w jednym momencie (synchronicznie). Oznacza to więc, że komunikacja synchroniczna jest zależna od czasu – wymaga, aby nadawca i odbiorca byli dostępni jednocześnie. Jeśli przykładowo, są to osoby pracujące w różnych strefach czasowych, to możliwość nawiązanie takiej komunikacji jest mała.
Może przybierać formę:
- rozmowy osobistej
- rozmowy telefonicznej
- spotkania
- rozmowy on-line z wykorzystaniem Skype czy innego komunikatora internetowego
Zalety:
- pozwala otrzymać natychmiastową informację zwrotną
- interakcja następuje w czasie rzeczywistym
- możliwość wpływania na zaangażowanie uczestników
- możliwość przekazania warstwy emocjonalnej, intonacji czy mowy ciała
- bieżące dobieranie argumentacji w zależności od przebiegu komunikacji
- duże znaczenie dla budowania relacji społecznych
- trudność dokumentowania przebiegu komunikacji
- niskie koszty
- dostępność dużej liczby narzędzi – bezpłatnych i płatnych
Wady:
- wprowadza zakłócenia procesu efektywnej pracy u nadawcy i odbiorcy (konieczność oderwania się od realizowanego zadania, aby skomunikować się)
- jeśli prowadzona jest w formie spotkania większej liczby osób, to powoduje duże zaangażowanie czasowe
- nie zawsze jest rejestrowana, a jeśli jest (np. w formie nagrania rozmowy czy notatki), to ciężko do nich wrócić w celu weryfikacji treści komunikacji
- brak możliwości zastanowienia się i przemyślenia omawianych spraw
- trudność z przekazem bardziej złożonych problemów
Komunikacja asynchroniczna
W komunikacji asynchronicznej komunikat od nadawcy do odbiorcy może zostać wysłany w dowolnym momencie dogodnym dla nadawcy. Bez względu na to, czy odbiorca jest gotowy na jego otrzymanie w danej chwili, czy też nie. Ten rodzaj komunikacji jest więc dużo mniej zależny od czasu – nie wymaga, aby nadawca i odbiorca byli dostępni jednocześnie.
Ważnym aspektem przemawiającym za wyborem takiej formy komunikacji jest szacunek dla skupienia innych osób. Oznacza to, że nie odrywasz kogoś od jego pracy, pozwalając mu realizować jego zadania. Należy bowiem pamiętać, że każdy potrzebuje czasu, aby wrócić do stanu skupienia podczas zadania realizowanego przed jego przerwaniem (niektóre badania wskazują, że zajmuje to aż 23 minuty).
Przykładowe formy komunikacji asynchronicznej:
- zadanie wprowadzone w Jira
- zadanie zdefiniowane w Todoist
- wpis na stronie internetowej
- pismo (czy też list)
- fax
Zalety:
- możesz wysyłać komunikat nie sprawdzając, czy odbiorca jest gotowy na jego przyjęcie w danej chwili
- odbiorca będzie mógł zdecydować, czy odpowiedzieć na komunikat
- odbiorca może odpowiedzieć w momencie dla siebie odpowiednim (szczególnie istotne dla zespołów pracujących w różnych strefach czasowych)
- gwarantuje, że informacje o przebiegu komunikacji będą utrwalone i można do nich później wrócić
- pozwala na przemyślenie kwestii wymagającej odpowiedzi
- pozwala na odsianie warstwy emocjonalnej komunikatu
- dostępność dużej liczby narzędzi – bezpłatnych i płatnych
- w zależności od sytuacji możliwość skorzystania z rozwiązań mniej lub bardziej formalnych
Wady:
- brak natychmiastowej informacji zwrotnej
- przekazany komunikat może być źle zrozumiany – trudność w weryfikacji poprawnego zrozumienia
- niższe zaangażowanie odbiorcy w udzielenie informacji zwrotnej
- informacja zwrotna może nie zostać udzielona
- nadużywanie powoduje zanikanie porządanych relacji społecznych w zespole
- trudność w sterowaniu zaangażowaniem uczestników
Jaki rodzaj komunikacji wybrać?
Komunikację synchroniczną wybierz jeśli:
- odpowiedź na nią jest wymagana natychmiast
- komunikat wymaga przekazania warstwy emocjonalnej, mowy ciała, itp.
- wymagane jest upewnienie się, że odbiorca poprawnie odebrał komunikat
- jest ona elementem budowania relacji w nowym zespole.
Komunikację asynchroniczną wybierz jeśli:
- zagadnienie jest trudne i każdy z odbiorców musi zapoznać się z informacją, przemyśleć ją oraz przygotować swoją odpowiedź
- możesz poczekać na odpowiedź (inaczej: nie jest ona wymagana natychmiast)
- nie ma znaczenia warstwa emocjonalna komunikatu
- komunikat jest na tyle czytelny, że nie ma obaw, aby został źle zinterpretowany.
W zależności od zgodności miejsca i czasu przebywania odbiorcy i nadawcy możesz wybrać różne formy komunikacji:
Kiedy wybrać jakie narzędzie?
Wybierając odpowiednie narzędzie weź pod uwagę:
- zdolność wybranego narzędzia do przekazania pełnego komunikatu, który chcesz przekazać do odbiorcy (Czy istotny jest komunikat niewerbalny? Czy odbiorca musi widzieć Twoją twarz? A może właśnie nie powinien widzieć Twoich emocji?)
- szybkość sprzężenia zwrotnego (czas, w jakim odbiorca może odpowiedzieć)
- zakres informacji zwrotnej (czy wymagane są jakieś elementy, dla których potrzebna jest specyficzna forma komunikacji)
No dobrze, ale jakie narzędzie mam wybrać? Poniżej znajdziesz opis różnych popularnych narzędzi komunikacji wraz z informacją, kiedy najlepiej z każdego z nich skorzystać.
Uwaga: Przed wyborem narzędzia upewnij się, że odbiorca z niego korzysta i odbierze komunikat.
Pamiętaj: Możesz łączyć wykorzystywane narzędzie! Na przykład wysłać e-mail z zaproszeniem na spotkanie i wszystkimi materiałami niezbędnymi do przygotowania się do niego!
Uwaga: Jeśli sprawa jest delikatnej natury to zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem będzie bezpośrednie, zaplanowane spotkanie.
Warto zaznaczyć, że w korespondencji służbowej (np. z klientem) często stosuje się gradację wykorzystywanych narzędzi. W pierwszej kolejności korzysta się z rozmowy (czy to osobistej, czy telefonicznej). Jeśli nie uda się osiągnąć oczekiwanego rezultatu, to przesyła się e-mail. A gdy i to nie przynosi skutku, wysyła się oficjalne pismo.
Pamiętaj, że sposób wykorzystania każdego narzędzia możesz również dostosować. Część z nich dedykowana jest do komunikacji asynchronicznej, ale gdy włączysz wszystkie możliwe powiadomienia, to komunikacja zmieni się w synchroniczną. Przykładem jest Skype – z którego można korzystać do komunikacji synchronicznej, ale po wyłączeniu powiadomień staje się również narzędziem do komunikacji asynchronicznej.
Więcej o narzędziach, z których ja codziennie korzystam możesz znaleźć w tym artykule.
Wprowadzanie zmian
Jeśli chcesz zwiększyć swoją produktywność, ale także produktywność zespołu, to musisz zacząć wprowadzać odpowiednie zmiany. Jedną z nich jest wybór synchronicznych form komunikacji tylko w sytuacji, gdy jest to naprawdę konieczne.
Po pierwsze: zmianę zacznij od siebie. Jeśli Ty zaczniesz stosować się do tej zasady, to inne osoby będą mogły pójść za Twoim przykładem.
Zastanów się, co masz do zakomunikowania i jak to zrobić dobrze, aby respektować czas i uwagę odbiorcy. W pierwszej kolejności zlikwiduj niepotrzebne spotkania, a te organizowane przeprowadź efektywnie. Pisałem o tym we wcześniejszym artykule.
Po drugie edukuj inne osoby, dlaczego wybór odpowiedniej formy komunikacji jest taki istotny. Możesz im choćby przesłać link do tego artykułu.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że dzięki temu wpisowi wybór odpowiedniej formy komunikacji stanie się dla Ciebie łatwiejszy.
Jeśli spodobał Ci się ten artykuł, to zachęcam do przeczytania artykułu odpowiadającego na pytanie czy potrzeba zorganizować spotkanie i jak przeprowadzić je w sposób efektywny. Czytaj tutaj.
