Każdy z nas ma masę codziennych obowiązków do wykonania. Z pewnością także Twoja lista zadań do realizacji nigdy się nie kończy, a problemy do rozwiązania pojawiają się ciągle. Nie zmienia to faktu, że każdy manager powinien regularnie realizować zadania, które poprawiają jego życie i pracę. Przegląd kwartalny, który proponuję w tym wpisie, będzie dla Ciebie dobrym rozwiązaniem.
Żeby ułatwić sobie pamiętanie o nim, zebrałem wszystkie punkty w jedną listę (i oczywiście zdefiniowałem powtarzalne zadanie w Todoist). Myślę, że będzie ona wartościowa również dla Ciebie.
Punkty z przedstawionej listy powinny być realizowane tak często jak, tylko możesz, ale raz na kwartał to absolutne minimum.
1. Zrób porządki – od tego zacznij przegląd kwartalny
Wyczyść skrzynkę pocztową
Ja staram się utrzymywać ZERO-INBOX. Jeśli jednak tak nie postępujesz, to raz na kwartał wyczyść wszystkie stare maile. Przenieś je do archiwum lub innego systemu folderów, który stosujesz. Z pewnością znacznie usprawni to twoją pracę w kolejnym okresie.
Uporządkuj swoje otoczenie
Bałagan na biurku czy w komputerze nie sprzyja efektywnej pracy. Przede wszystkim poświęć chwilę i uporządkuj dokumenty oraz posprzątaj biurko. Zrób porządek w biurze i domu. Wyrzucenie zbędnych rzeczy da Ci nową energię i spowoduje, że sprawniej zabierzesz się za realizację zadań.
2. Zbierz dane
Zbierz podsumowanie wszystkich zadań i projektów realizowanych przez zespół
Żeby zweryfikować czy wszystkie działania zmierzają we właściwą stronę, musisz zebrać odpowiednie materiały dotyczące tego, co realizuje Twój zespół. Dzięki zebranym informacjom będziesz mógł lepiej przeprowadzić przegląd kwartalny, dokonać analizy oraz podjąć działania zmierzające do wyznaczenia celów na kolejny okres i wprowadzenia modyfikacji do sposobu ich realizacji – jeśli będą potrzebne.
Wyciągnij wnioski z sukcesów i porażek (lessons learned)
Jakie największe sukcesy udało się osiągnąć w ostatnim okresie? Określ co zadziałało a co nie? Co było efektywne? Jakie wyzwania pojawiły się na drodze zespołu i jak udało się je zrealizować? Co warto wykorzystać w przyszłości? Co powinniśmy robić inaczej? Jakie zasoby byłyby potrzebne, żeby lepiej wykonać zadania?
Skuteczność wyciągania wniosków z przeprowadzonych działań potwierdzają też J.Willink i L.Babin (byli dowódcy NAVY SEALs) w książce Ekstremalne przywództwo (więcej możesz o tym przeczytać tutaj)
Przeprowadź rozmowy z członkami zespołu
Rozmowa z członkami zespołu pozwoli Ci spojrzeć na niektóre sprawy z innej strony. Jeśli Twój zespół jest duży i rozproszony, to zadanie to nie jest łatwe. Nie zmienia to jednak faktu, że ten punkt może przynieść ci dużo korzyści i nakierować cię na problemy, o których nie wiedziałeś albo na szanse, które warto wykorzystać.
3. Przeanalizuj
Podnieś głowę i spójrz w dalszą przyszłość
W natłoku codziennych zadań często skupiamy się na bieżących działaniach, podczas gdy zaniedbujemy patrzenie na długoterminowe cele. To może doprowadzić do sytuacji, w której nie zauważysz, że zmieniło się otoczenie i kierunek, w którym zmierza Twój zespół nie jest właściwy. Dlatego istotne jest, aby spoglądać również w dalszą przyszłość, żeby nie okazało się, że Twój zespół pieczołowicie wycina drogą przez dżunglę, ale cel przemieścił się gdzieś indziej. Zmiana otoczenia może spowodować, że coś, co było dobre i skuteczne wcześniej zaprowadzi Cię na skraj przepaści.
Zweryfikuj cele, jakie wyznaczyłeś sobie i zespołowi na poprzedni okres
Na podstawie zgromadzonych danych możesz zweryfikować czy zaplanowane cele zostały osiągnięte, a jeśli nie, to dlaczego się to nie udało. Takie podsumowanie pozwoli ci na lepsze zrozumienie sytuacji, a tym samym da możliwość lepszego zaplanowania kolejnego okresu.
Sprawdź jakie narzędzia, rozwiązania, techniki są dostępne – czy nie można wykorzystać lepszych rozwiązań do realizowanych zadań
Obecnie postęp w wielu dziedzinach jest błyskawiczny. Warto sprawdzić, czy nie ma skuteczniejszych metod robienia czegoś? Czy nie pojawiły się nowe narzędzia ułatwiające pracę? Pamiętaj, że także autorzy narzędzi, które wykorzystujesz, rozwijają je. Warto więc sprawdzać, czy nie pojawiły się nowe, przydatne funkcje.
Przemyśl czy dobrze zarządzasz interesariuszami
Zachęcam do regularnej analizy i zarządzania interesariuszami. To jeden z istotniejszych elementów na drodze do sukcesu. Jeśli nie wiesz kto Ci sprzyja, a kto może zaszkodzić, to swoje działania prowadzisz trochę po omacku. Więcej na ten temat możesz przeczytać w tym artykule.
Przemyśl komunikację
Rola managera opiera się w dużej mierze na komunikacji z różnymi osobami. Zastanów się, czy komunikujesz się z właściwymi osobami. Czy robisz to we właściwej formie i z optymalną częstotliwością? Z pewnością nie będzie to czas stracony.
Dzięki dobrej komunikacji można rozwiązać naprawdę wiele problemów. Jak wspominałem w jednej z dyskusji: “problems with unclear requirements, changes, and others can be resolved if there is efficient communication between PM and stakeholders”.
Przemyśl ryzyka i szanse
Regularne zarządzanie ryzykiem i poszukiwanie zagrożeń oraz szans to kolejny z istotnych elementów, któremu należy poświęcić czas. Niewątpliwie identyfikacja szans może pozwolić Ci skrócić drogę do celu, do którego zmierzasz. Zapobiegnięcie ryzykom może uchronić Cię przed porażką. Więcej na temat przyczyn porażek przedsięwzięć możesz przeczytać w tym artykule.
Podsumuj, czego się nauczyłeś Ty i Twój zespół i zaplanuj to, czego chcesz się Ty i Twój zespół nauczyć w następnym okresie
Podsumowanie zdobytej wiedzy i osiągnięć jest bardzo przydatne. Pozwala budować naszą świadomość oraz identyfikować elementy, które wymagają dalszego rozwoju. W dzisiejszych czasach proces uczenia się jest procesem ciągłym. Nikt nie może powiedzieć, że już wszystko wie i może tylko odcinać kupony od zdobytej wiedzy.
Na bazie doświadczeń z przeszłości oraz wizji tego co należy zrealizować możesz określić jakie kompetencje musisz zdobyć Ty i Twój zespół.
Obecnie są dziesiątki różnych możliwości, aby podnosić kompetencje. Możesz skorzystać ze szkoleń tradycyjnych, ale oprócz tego wiedzę można zdobywać czytając książki (rekomendacje ciekawych książek publikuję na blogu). Oprócz tego wiele wiedzy można zdobyć słuchając podcastów – np. naszego ;). Dużo wiedzy można również zdobyć oglądając materiały na YouTubie lub uczestnicząc w szkoleniach on-line.
Zidentyfikuj w zespole brylanty oraz ludzi, którym trzeba pomóc, zmotywować
W Twoim zespole są na pewno brylanty, ale także osoby, którym trzeba pomóc. Warto zidentyfikować takie grupy, aby odpowiednio dobrać narzędzia do postępowania z każdą z nich.
Brylantom możesz dawać coraz bardziej odpowiedzialne zadania pozwalając na coraz większą samodzielność. Podczas gdy osobom wymagającym pomocy musisz poświęcić dodatkowy czas (tak wiem, że trudno go znaleźć). Więcej na ten temat możesz znaleźć w tym artykule.
Czy zmieniasz świat na lepsze?
Zastanów się, czy to, co robisz przyczynia się do tego, żeby zmieniać świat na lepsze? Może warto w swoje działania wprowadzić coś co sprawi, że jakaś drobna zmiana nastąpi i Ziemia stanie się lepszym miejscem.
4. Podejmij decyzje i zaplanuj działania kończące przegląd kwartalny
Określ cele na nowy okres
Przegląd kwartalny to dobry moment, abyś na bazie zebranych danych oraz przeprowadzonej analizy określił cele do realizacji w kolejnym okresie. Jasne wyznaczenie celów pomoże zarówno Tobie, jak i Twojemu zespołowi. Jeśli zespół wie czego się od niego oczekuje, to dużo spraw staje się prostszych i nie wymaga każdorazowo wyjaśniania.
Czy Ty lub Twój zespół realizujecie coś niepotrzebnie? Co nie posuwa Was do realizacji celów?
Zidentyfikowanie rzeczy, które nie prowadzą do niczego sensownego jest bardzo istotne. Problem ten pojawia się wraz ze wzrostem wielkości zespołu. Im zespół większy, tym bardziej zaczynają być dostrzegalne działania, które są wykonywane dlatego, że są wykonywane. Zidentyfikowanie takich elementów i ich eliminacja pozwoli Ci odzyskać czas i energię potrzebną do realizacji zadań istotnych – zmierzających do realizacji celów.
Co można zautomatyzować?
Dzięki postępowi technicznemu coraz więcej rzeczy można zautomatyzować. W związku z tym identyfikacja takich powtarzalnych elementów i opracowanie metod automatyzacji pozwoli Ci na odzyskanie czasu i energii, które można wykorzystać do realizacji bardziej kreatywnych zadań.
Przykładowo – dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu Evernote oszczędzam masę czasu, który mogę wykorzystać na inne zadania. Więcej na ten temat napisałem tutaj. Pełną listę narzędzi, z których korzystam możesz pobrać w zakładce Skarby Managera.
Czy możesz coś delegować?
Identyfikacja zadań, które wykonujesz osobiście, a w rzeczywistości możesz delegować jest bardzo istotna. Przekazując część prac do realizacji przez inne osoby odzyskujesz swój czas, który możesz przeznaczyć na realizacje bardziej strategicznych zadań.
Przemyśl czy nie trzeba wprowadzić zmian do przydzielonych obowiązków
Zastanów się, czy zadania realizowane przez poszczególne osoby są optymalnie dobrane pod kątem ich możliwości i oczekiwań. Wiem, że nie zawsze jest możliwe optymalne dobranie zadań do poszczególnych członków zespołu, ale świadomość tego jest równie ważna, dlatego warto na to poświęcić czas.
Podsumowanie
Raz na jakiś czas musisz przystanąć. Zebrać dane dotyczące tego, co zostało zrealizowane, rozglądnąć się, przeprowadzić analizę, nanieść nowy kurs na mapę i wyznaczyć nowe działania do realizacji.
Przegląd kwartalny to naprawdę dobry pomysł!
Bezsprzecznie to jest czas, który minimum raz na kwartał musisz znaleźć, bo od tego zależy sukces Twój – jako managera. Oraz sukces Twojego zespołu.
