W czasie dnia staramy się skupić na realizacji swoich zadań. Niestety w pracy jesteśmy narażeni na czynniki, które ciągle nas rozpraszają. Istnieje jednak kilka skutecznych sposobów, które spowodują, że rozproszenie w pracy przestanie Cię dotyczyć.
1. Dobrze zarządzaj swoim kalendarzem
Obecnie coraz popularniejsze staje się umożliwienie innym osobom rezerwowanie naszego czasu na potrzeby organizacji spotkań. To duży błąd! Jeśli pozwalasz komuś innemu zarządzać swoim kalendarzem, to tracisz możliwość pracy, w sposób, który odpowiada Tobie.
Spotkania są jednym z elementów, które mogą całkowicie rozbijać Twój dzień pracy. Jako osoba zarządzająca nie możesz tego uniknąć, ale termin, w którym spotkasz się z kimś powinien być Twoją świadomą decyzją, a nie dziełem wyboru innej osoby.
Jeśli jednak musisz na to pozwolić, to stwórz w swoim kalendarzu zadania przeznaczone na pracę, którą chcesz wykonać. Tym samym termin ten zostanie zablokowany dla innych i pozwoli Ci na wykonanie tego, co chcesz, w terminie, gdy tego chcesz.
Więcej na temat zarządzania kalendarzem znajdziesz w tym artykule.
2. Stosuj komunikację asynchroniczną
O wyborze właściwej formy komunikacji pisałem w tym artykule.
Częstsze wykorzystywanie komunikacji asynchronicznej pozwala zająć Ci się danym tematem w momencie, gdy zaplanowałeś realizację danego typu zadań. Dzięki temu rodzajowi komunikacji masz więcej nieprzerwanego czasu koncentracji. Dodatkowo ten rodzaj komunikacji sprawia, że zamiast reagować w czasie rzeczywistym (spotkanie, telefon) masz więcej czasu na przemyślenie odpowiedzi.
Dlatego ważne jest, aby korzystać z komunikacji asynchronicznej we wszystkich przypadkach, gdy tylko jest to możliwe.
3. Wyłącz zbędne notyfikacje
Codzienne dostajesz ogromną liczbę powiadomień. Każdy chce, abyś otrzymywał od niego powiadomienia. Każda aplikacja, którą masz zainstalowaną na telefonie czy w komputerze chce Cię o wszystkim informować. Poczta elektroniczna również domyślnie uważa, że powinieneś ciągle dostawać informacje o nowych wiadomościach. A znajomi? Oni również chcą, żebyś cały czas miał od nich bieżące informacje.
Tymczasem do efektywnej pracy potrzebujesz skupienia. Niemożliwe jest jego osiągnięcie w sytuacji, gdy ciągle coś odciąga Twoją uwagę. Rozproszenie w pracy murowane. Dlatego jeśli potrzebujesz skupić się na realizowanym zadaniu, to wyłącz powiadomienia na komputerze (więcej o tym w tym artykule) oraz w komórce (przestawiając ją choćby w tryb lotniczy lub wyłączając).
Pamiętaj, że każde rozproszenie powoduje konieczność powrotu do stanu skupienia. Tymczasem, zgodnie z badaniami czas powrotu do skupienia to ponad 23 minuty!
4. Ogranicz liczbę akceptacji do niezbędnych
W wielu organizacjach z czasem procesy wewnętrzne stają się coraz bardziej skomplikowane. Powoduje to, że każda rzecz musi uzyskać wiele akceptacji.
Określ, które akceptacje przez Ciebie wydawane są rzeczywiście istotne, a które nie. Zrezygnuj z tych nieistotnych dając większą samodzielność, ale i odpowiedzialność Twojemu zespołowi. Dzięki temu liczba pilnych akceptacji odciągających Cię od innych zadań i powodujących Twoje rozproszenie znacznie się zmniejszy.
5. Zniweluj dźwięki powodujące rozproszenie
Jeśli nie masz swojego gabinetu, ale siedzisz w pokoju z innymi osobami, to rozproszenie może być spowodowane przez dobiegające do Ciebie dźwięki. W takiej sytuacji najprostsze byłoby przeniesienie się do samodzielnego pokoju. Nie zawsze jest to jednak możliwe.
W takiej sytuacji masz jednak kilka rozwiązań:
- Możesz poprosić przełożonych o montaż ekranów akustycznych po obu stronach biurka.
- Na czas potrzebny do pracy w największym skupieniu możesz zarezerwować salkę konferencyjną i pracować w niej, przez nikogo nieniepokojony.
- Możesz spróbować również mojej metody, którą stosuję od lat i uważam, za jedną z bardziej skutecznych. Więcej o tym możesz przeczytać w tym artykule.
6. Pamiętaj o regularnych posiłkach
Dokładnie tak!
Twój mózg podczas intensywnej pracy zużywa wiele energii. Jeśli nie zapewnisz jej uzupełnienia w trakcie pracy, to Twój mózg będzie działał mniej wydajnie, a dodatkowo będzie zbaczał na temat jedzenia. Dlatego ważne jest, aby podczas pracy wymagającej intensywnego skupienia jeść regularnie. Jedz niewiele, ale za to często i regularnie. Przy czym ważne jest, aby nie był to słodki batonik czy drożdżówka (powodujący chwilowy wzrost energii), ale jakieś produkty pełnoziarniste, orzechy lub warzywa.
7. Odpoczywaj
Jeśli przyjdziesz do pracy zmęczony, to będzie Ci bardzo ciężko skupić się na realizacji swoich zadań, a każda rzecz będzie powodować Twoje rozproszenie.
Dlatego ważne jest, abyś zapewnił sobie regularne godziny snu, które spowodują, że dotrzesz do pracy pełny energii, a Twoje myśli, nie będą Cię rozpraszały.
Również w trakcie pracy powinieneś zapewnić sobie odpowiedni odpoczynek. Dla każdego będzie inny czas maksymalnego skupienia, ale zapewniam Cię, że nikt nie może być skupiony przez cały czas bez zapewnienia sobie możliwości odpoczynku. Dlatego tak zaplanuj swój dzień, aby zadania wymagające większej koncentracji przeplatać innymi z zadaniami. Pomocna w tym może być technika Pomodoro.
Podsumowanie
Zastosuj powyższe rekomendacje, a rozproszenie w pracy przestanie być dla Ciebie problemem. Dzięki tym prostym radom osiągniesz lepsze skupienie, a co za tym idzie i lepsze wyniki w pracy.
Jeśli interesuje Cię temat skupienia w pracy, to polecam artykuł zawierający prostą metodę na jego zwiększenie. Artykuł znajdziesz tutaj.
